Van Blueprint tot werkend ERP systeem

| 06-06-2016 | Kasja Reinders |

Op 26 mei jongstleden was ik uitgenodigd om de door De Kiewit Treasurer Search en treasuryXL gefaciliteerde workshop; Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software bij te wonen. De sprekers brachten interessante onderwerpen aan met goede punten die niet vergeten mochten worden tijdens het implementeren van een ERP/TMS systeem. Hierop werd interactief gereageerd door de aanwezigen. Ik miste echter één belangrijk onderdeel; de Blueprint. Daarom besloot ik hier een artikel aan te wijden.

Van Blue Print tot werkend ERP Systeem.

Er wordt door bedrijven dikwijls te licht gedacht over het aanschaffen van een ERP/TMS systeem. De software bedrijven worden benaderd en mogen hun product presenteren. De systemen zien er goed uit en kunnen je de mooiste rapportages en dashboards laten zien. Door het enthousiasme van deze eerste aanblik vergeet men vaak de essentie van ‘het waarom en waarvoor’ van de implementatie van het ERP/TMS systeem.

Daarom is het belangrijk om een Blueprint te gaan uitwerken, met daarin alle voorwaarden waaraan een systeem moet voldoen, wat het moet kunnen van implementatie tot GL accounts. Een goed uitgedachte Blueprint wordt vaak onderschat door bedrijven en dat kan nadelige gevolgen hebben.

Wanneer je een RFP (Request voor Proposal) plaatst bij software bedrijven van TMS systemen en een aantal van hen uitnodigt om uit te zoeken welk systeem het beste bij jouw bedrijf past, wil het nog wel eens voorkomen dat er een presentatie volgt over de fantastische features en de talloze mogelijkheden van het desbetreffende systeem. Dit klinkt allemaal erg mooi en verleidelijk, maar leidt er vaak toe dat je vergeet waarom je dit systeem op de eerste plaatst wilde aanschaffen.

In een RFP is dit meestal al omschreven, toch is het belangrijk om een Blueprint te maken met daarin wat je verwacht van een systeem; Welke features heb je nodig? Welke rapportages wil je draaien? Denk aan cash flow forecasting, posities, KPI’s, verwerking van informatie zoals leningen, FX etc., betalingsverkeer, accounting en interfaces met andere systemen zoals Bloomberg, banken etc.
Een Blueprint helpt je om focus te houden en geen belangrijke punten te vergeten tijdens het kiezen van een TMS systeem.

Een probleem waar men zonder Blueprint vaak tegen aan loopt, is dat men halverwege het implementeren erachter komt dat het systeem toch net niet de functies heeft die je vooraf in gedachte had, dat je bepaalde essentiële rapportages niet eens kunt draaien. Om deze teleurstelling te voorkomen is het opzetten van een goede Blueprint noodzakelijk. Kun je dit niet zelf? Roep dan de hulp in van een bedrijf dat gespecialiseerd is in het opzetten van Blueprints en implementeren van ERP/TMS systemen. Deze bedrijven hebben de benodigde ervaring om tot een succesvolle implementatie te komen.

 

Kasja Reinders – Treasury/Cash manager

[button url=”http://www.treasuryxl.com/community/experts/kasja-reinders/” text=”View expert profile” size=”small” type=”primary” icon=”” external=”1″]