How to: Opstellen van een Cash Flow overzicht

| 31-08-2016 | Maarten Verheul |

Cash is king, en met een goede liquiditeitsprognose kunnen financials inzichtelijk maken hoe een bedrijf er nu en in de toekomst voor staat. Dat deze liquiditeitsprognose veel vragen oproept, blijkt uit het feit, dat slecht 10% van de bedrijven zo ’n overzicht maakt. Daarom 10 tips voor financials die zich met de liquiditeitsprognose willen bezighouden.

Een betrouwbare liquiditeitsprognose – ofwel planning van ontvangsten en betalingen – is van groot belang om tijdige maatregelen te nemen als er liquiditeitskrapte dreigt te ontstaan. Maakt men wel of geen gebruik van Excel? Begint men top down of bottom up? Hoe groot is de betrouwbaarheid van zo’n forecast eigenlijk? Volgens mijn poll op LinkedIn besteedt slechts tien procent van de bedrijven aandacht aan een liquiditeitsprognose. Dit komt onder meer omdat bedrijven de waarde ervan onderschatten en omdat er geen kennis in huis is om dit te doen. Hieronder tien tips die de financial kunnen helpen bij het opstellen van een liquiditeitsprognose.

1. Begin op tijd

Als leidraad kan worden aangehouden dat in oktober het eerste concept budget klaar moet zijn. Dan kan tegelijk de eerste concept liquiditeitsprognose gemaakt worden. Realiseer, dat als uit de prognose blijkt dat er extra krediet bij de bank nodig is, dat dit tegenwoordig lang duurt( 2 á 3 maanden).

2. De basis is een goed budget

Voorspellen doe je meestal op basis van oude gegevens en de bestaande budgetten. Als de gegevens waarmee de liquiditeitsprognose wordt gemaakt niet juist zijn, is de gehele forecast verkeerd. Een liquiditeitsprognose start altijd vanuit de jaarrekening; die dient dus te kloppen.

3. Zorg voor aansluiting met de balans van het afgelopen boekjaar.

Naadloze aansluiting met de (eind-)balans van het afgelopen boekjaar is voor de prognose essentieel. Door met historie te werken worden er immers ook bepaalde seizoenspatronen meegenomen.

4. Verhouding met gebudgetteerde balans

De liquiditeit moet aansluiten op de gebudgetteerde balans; de balans oud boekjaar en daar in verwerkt budget P &L. Met andere woorden: het beginsaldo bank is het eindsaldo bank aan het einde van het oude boekjaar, en het eindsaldo bank liquiditeit prognose is het banksaldo geprognotiseerde balans. Dit moet aansluiten; anders is de liquiditeitsprognose onjuist.

5. Houd het simpel

Een forecast blijft een forecast; daarom doe je er goed aan om niet volledig accuraat in de details te zijn en niet teveel aandacht te besteden aan relatief kleine verschillen. Houd de liquiditeitsprognose zo simpel mogelijk. Een kolom ‘Real’ naast de forecast kan helpen om te signaleren of het krediet de komende maanden voldoende is. Zo niet, dan kan er actie worden ondernomen richting de bank. De liquiditeitsprognose staat en valt met een betrouwbare verwachting van de omzet. Als die verwachting niet voldoende betrouwbaar is, is het maken van een uitgewerkte liquiditeitsprognose in feite zonde van de tijd.

6. Maak de prognose zelf

Een liquiditeitsprognose is zo sterk afhankelijk van onder andere de aard van het bedrijf, de wijze van rapporteren en hoe men bepaalde cijfers interpreteert, dat een standaard prognose in feite niet bestaat. Daarom is het aan te bevelen het opstellen van zo’n prognose altijd in huis te doen. Natuurlijk zijn er externe partijen die dit goed kunnen maar kennis van de business en branche is essentieel voor een juiste forecast.

7. Garbage in, garbage out

Het opstellen van een liquiditeitsprognose is een zeer intensief karwei waarbij regelmatig de grootboekrekeningen geraadpleegd dienen te worden. Dat leidt vaak tot nieuwe inzichten en correcties. De kwaliteit van de liquiditeitsbegroting hangt volledig af van de kwaliteit van de maker. Aan de controllers is het vervolgens de taak om zowel begroting, realisatie als forecast goed te verwerken. Dit geldt ook bij Excel: de gemiddelde kennis van de mogelijkheden van dat programma ligt onder de 30%. Fouten zijn snel gemaakt en garbage in? Garbage out.

8. Excel is gevoelig voor fouten.

Een Excelsheet met een liquiditeitsprognose bestaat grofweg uit de volgende drie componenten: Cash In, Cash Out en Banksaldo. De meningen lopen uiteen over het al dan niet inzetten van Excel voor de liquiditeitsprognose. Mocht Excel de voorkeur hebben, let dan goed op de juistheid van gegevens. Die kunnen namelijk door één verkeerd getal of formule compleet verkeerd uitkomen.

9. Wel of geen specifieke software hangt af van de financial

Met software die specifiek voor een liquiditeitsprognose is ontwikkeld kunt u de gehele financiële situatie van een bedrijf in kaart brengen; het wordt dan bijna onmogelijk om posten te vergeten en de liquiditeitsprognose rolt dan bijna als vanzelf uit het programma. Hoewel veel financials zich graag vasthouden aan het werken in Excel kunnen programma’s als Diamond FMS, Ten Solutions, Vision Planner, Liemar, Prophix, Tagetik of Professional Planner helpen om de liquiditeitsbegroting te automatiseren. Bedenk wel; software is een tool, geen doel.

10. Voorspellen kan top down en bottom up

Een liquiditeitsbegroting kan top down vanuit de verlies- en winstprognose opgebouwd worden, met een verfijning door de balansfluctuaties mee te nemen. Bottom up is echter ook een optie. Let bij bottom up op specifieke BTW-aspecten en stromen die net voorbij maandeinde gebeuren; die kunnen een afwijking genereren ten opzichte van de top down benadering. Een combinatie tussen top down en bottom up is ook mogelijk, door eerst de winst / verlies te berekenen en daarna de maandmutaties en eindstanden binnen de balans. Op die manier krijgt u een exact overzicht van de begrote liquiditeit, gedurende het jaar.

[separator type=”” size=”” icon=””]

Maarten Verheul – Treasury Consultant
[button url=”http://www.treasuryxl.com/community/experts/maarten-verheul/” text=”View expert profile” size=”” type=”primary” icon=”” external=”1″]