Tag Archive for: accounting

Financing and FX; The fundamental concepts

10-08-2020| Niki van Zanten

Each field of expertise has some fundamental concepts that the decision makers tie to as general rules of thumb. For example, a purist chef might stick to a maximum of 5 ingredients on each plate, a winemaker might say only grapes and nothing else, and another winemaker might say any trick goes as long as it feels the wine.

The treasury purist might say the fundamental concept that should be applied and/or benchmarked is to get as close to a zero sum game as possible. I personally tend to agree with this concept, taking into account it’s not a pure mathematical equation. A zero sum game in Treasury would mean looking beyond one pillar of treasury (I would even recommend to look beyond the treasury scope once in a while and why not, even look beyond scope of just your company), and thereby combining the outcomes of a solution across multiple pillars and see if they balance out.

Today we will take a stab out doing that for FX and Financing. Below topics give some insights in when to apply and what to look at for:

  • External Financing in Foreign Currency
  • Internal Financing in Foreign Currency
  • FX swaps
  • Conclusion

External Financing in Foreign Currency

Interest rates not only fluctuate but also have different (base) interest rates per currency/country. In general, the all in interest for financing consist of a base rate for a certain tenor and the bank spread based on perception of customers credit. At first glance it might seem interesting to look at financing in a low interest rate currency.

A few years ago many home owners in Poland used EUR mortgages to fund their homes reducing interest cost by a few percent. This of course is not a saving, even though the interest cost were lower, in return they received a FX risk on EURPLN. In case a forward (sell PLN buy EUR) would be used to eliminate the FX risk it would not only wipe out the interest benefit but also bring additional burden in terms of administration, settlements and understanding the complexity of the structure. One of the complexities of the forward is even a credit component, so the point here is, in order to really see the zero sum game picture and its leakage (spreads, out of pocket expenses etc) things can get tricky.

Internal Financing

In most scenarios internal financing is a pass through and in principle it works the same as external with a back to back leg (albeit in a netting scenario). It does open a new array of choices. The more basic choices to put the (internal) FX risk, which tenors to use, accounting classification and perhaps even do everything back to back with a bank or take some risk on the books. In terms of currency and where to put the FX risk, the most straight forward option is to use the currency is which the predominant cash flows occur. You can also choose to centralise all your FX exposure at HQ but this could cause the accounting books to look different then the economics. In any case, with any back to back transaction in general the golden balance sheet rule should apply, ie duration and conditions internal need to match external, unless you choose to have risk on your books.

FX Swaps

FX swaps (buy and sell currency for different value dates) are commonly referred as FX instruments, but in my view they are pure financing instruments. They can be used to hedge the FX on a loan or to adjust timing of cash flow or related hedges which are both financing related issues. When a swap is executed to spot reference on both legs is equal and therefore the pricing is pure interest based. Swaps can be a great way to fine-tune interest rates as forward prices tend to be closer to interbank then to manage through typical cash management products like loans and deposits. The trade-off can come in the form of a little extra work and basic knowledge is needed, but I would argue the same understanding is required when using a bank solution which has swap incorporated such as cross currency pools.

Conclusion

The FX market at first sight provides an excellent way to obtain close to interbank interest rates. Use it wisely and make sure you have a deep understanding of the situation. There are also many good reasons to choose a simple “plug and play” solution when looking at financing elements. As always, if you care about your funding and cash flow the understanding required for keeping it simple is no different than the understanding required for an outsourced (bank provided) solution. So either way, don’t do what you don’t completely understand. A chat with an expert and/or asking the right questions to your banking partners (don’t be shy to ask for the motives of the solution that is offered) will get you on the right path.

I am curious about your thoughts. Please comment…

 

Niki van Zanten

FX specialist

 

Accounting for FX; the Do’s and Don’ts

08-07-2020 | Niki van Zanten

Let’s start by mentioning a phrase that I hear regularly and, to be honest, also use myself: ‘I am not an accountant, but…..’.
The urge to mention this phrase (usually targeted to an accountant while having an ‘I know it better’ attitude), can perhaps be traced back to the following reasons:

  • Discrepancies between accounting and real economics;
  • The fact that some (from my perspective, way too many) companies are run by accountants and numbers;
  • Historically absurd requirements in terms of hedge accounting*.IFRS on paper brought some relief but the old FAS and IAS standards were over the top accounting driven without a mere grasp of the real world.

The first point could already result into great discussions. As companies are expected to adhere to certain accounting standards, these standards represent the objective part of these discussions. This results in real economics claiming an underdog position.
If companies have to choose between compliance on one hand and doing what works best economically on the other hand, the way to find the right balance is by training accountants about real economics. Many individuals working in treasury have an accounting background, which could be beneficial if that individual takes the economic approach and uses accounting knowledge convince business partners.

Let’s jump into some basic examples where accounting doesn’t reflect economic reality:

  1. IC (inter company) bookings where the transaction is not reported in the same currency at both ends

Entity A (EUR Functional) has a receivable of 1 Mio EUR and entity B (USD Functional) has a payable of 1.1 Mio USD. The Historic rate was 1.10 and cash flow occurred in USD. Entity A decided to book in EUR to avoid any FX reporting. The consequence is that there is indeed no FX exposure visible. However upon settlements all FX results suddenly appear.What a nasty surprise!

  1. Re-measurements not done at correct rates

The best indication for FX effects in your books is obtained when the applied rates are close to the market rates. As you know there are many different sources for markets rates.  The awareness of this fact is not visible in accounting.

  1. Forward points not segregated

If you do not segregate forward points in PL, you can have FX results when the currency in question does not move. That just sounds very strange to me and this also touches upon a bigger issue, namely the allocation of result on PL. In the case your FX does not land in a segregated PL line, or worse non-FX related results end in your FX PL,
this usually does not change the total PL. However this makes it extremely difficult to control FX results, as you need good exposure information as well solid controls in terms of realized results. Segregation of realized and unrealized FX is also a very helpful tool for the Risk manager.

Are companies run by accountants?

That question should be discussed over a beer or glass of wine. Right now, I will limit myself to some pointers on how to identify whether a case could be identified as an accounting issue or economics issue. It is actually very simple and should be done by treasurers and financial controllers, before any discussion occurs on what the actual problem is.

By comparing the accounting steps for each of the proposed solutions with the trades, you can identify where market risk arises and where accounting risk. The one can see that thes are not always the same. Furthermore, it might also be a good time to call for a specialist, if the right level of comfort is not met. This way of working also fits well with the absurd requirements of hedge accounting.

Regarding this topic, ask yourself whether you really need to apply hedge accounting. From my experiences, in most cases hedge accounting is applied only for one reason; to reduce the PL volatility in between hedging and the moment of cash flow for forecasted transactions. (especially true for listed companies).Taking an economic perspective, there is no benefit in hedge accounting at such a significant cost in terms of audits and administration . Hence, determine how high the cliff is, before you dive down into hedge accounting procedures.

Conclusion

In a perfect world with only blue skies and where work consists of having margaritas on the beach, there are no accounting requirements (and probably also no FX to manage). In our world, the same feeling can be obtained by making sure that the accounting for FX reflects economic reality as much as possible. Thisby applying the accounting standards as a framework. Furthermore  take into account what level of known discrepancies between the economic and accounting reality you are comfortable with.

*Please note hedge accounting and accounting for FX are not the same. By accounting for FX I mean the accounting entries done by non-local or group currency items. These can be invoices in different currencies or intercompany bookings. Hedge accounting is only linked to deferring derivative MTM on the balance sheet as opposed to PL immediately.

I am curious about your thoughts. Please comment…

 

Niki van Zanten

FX specialist

 

Workshop: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software

| 02-06-2016 | treasuryXL


workshop Financial SystemsOp 26-05-2016 waren treasuryXL en Treasurer Search aanwezig op Financial Systems. Naast dat we een stand op de beursvloer hadden, hebben we ook een invitation only sessie georganiseerd: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software. Hiervoor hebben we vier interim managers uitgenodigd die elk hun eigen gekozen topics kwamen pitchen. De deelnemers van de workshop waren vrij om vragen te stellen en aan te vullen waar nodig. Het resultaat was een geslaagde en interactieve sessie waaruit we ook voor treasuryXL inspiratie konden putten.

Op voorhand hebben we een aantal doelen gesteld voor deze sessie:

  • Ontwikkelingen op het snijvlak Treasury & Financial Systems doornemen
  • Voor leken: overview & duiding
  • Voor experts: verdere verdieping en bruggen slaan
  • Voor treasuryXL: inventarisatie informatiebehoefte
  • Voor allen: bepalen met wie je mogelijk volgende stappen wilt zetten

De vier interim managers aan het woord

Hieronder volgt een korte samenvatting van de presentaties van de vier interim managers met (indien aanwezig) reacties uit de zaal.

Erik Teiken

Erik TeikenAccounting in je TMS – zijn er voordelen?
Een TMS heeft vaak accounting modules maar deze worden niet altijd vanaf het begin meegenomen voornamelijk vanwege de kosten en extra tijd en inspanning voor de inrichting ervan. Toch zijn er wel voordelen voor het meenemen van een accounting module in je TMS en na verloop van tijd wordt er vaak toch tot aanschaf overgegaan. Dit heeft volgens Erik te maken met drie punten:

  • Na intensiever gebruik blijkt de accounting module toch nodig door de hoeveelheid deals, wat lastig aan te sluiten is met ERP.
  • Ook de complexiteit van bijvoorbeeld exotische deals heeft vaak invloed. Door een accounting module kun je alle verplichtingen in je TMS ook meenemen.
  • Ook Hedge Accounting volgens IFRS heeft zo zijn voordelen bij het implementeren van een accounting module, het wordt makkelijker te automatiseren. De treasurer wil inzicht in eigen p&l verantwoording, EMIR.

Marktsystemen – toeters en bellen?
Er zitten natuurlijk voordelen aan het aanschaffen van een systeem als Reuters of Bloomberg. Het levert de treasurer actuele marktinformatie op; informatie over valuta´s, interest en nieuws. Op langere termijn kun je zien hoe de yield curve loopt en levert het toegevoegde waarde op; je kunt scenario’s ontwikkelen over exposure in de toekomst en daar kun je je strategie op aanpassen. Er zijn toeters en bellen die waarschuwen. Een nadeel van het aanschaffen van een marktsysteem is het kostenplaatje: zo’n 15-20K per jaar.

Static Data in je TMS – levert het wat op?
Static data lijkt het ondergeschoven kindje te zijn in een TMS, en wordt als droog en saai ervaren. Het gevaar van je static data niet op orde hebben is dat je veel tijd verliest met zoeken van essentiële data. Geen match met ERP is nog wel te overkomen maar wat als betalingen op verkeerde rekeningen terecht komen of niet uitgevoerd kunnen worden?
Het is dus van belang dit op orde te hebben maar ook om functiescheiding toe te passen; iemand voert in en iemand controleert de invoer. In treasury kan elke fout kostbaar zijn voor een bedrijf.

Menno van Suylichem

Menno van SuylichemWelke variabelen bepalen je systeemkeuze?

De doelen van een implementatie zijn kostenreductie, efficiency en risicobeperking. Variabelen die de systeemkeuze bepalen zijn onder meer: cloud versus stand-alone applicatie, functionaliteiten, modulaire opbouw, integratie met bestaande ERP systemen, reporting tools, ondersteuning leverancier, toegankelijkheid en kosten.

Voordat je überhaupt kan overgaan tot implementatie dienen de bestaande static (basis) data goed bereikbaar te zijn en gecontroleerd te worden, eventueel aangevuld met nieuwe informatie. Houdt hierbij zoveel mogelijk rekening met nieuwe (toekomstige) functionaliteiten/gebruik van het systeem.

Wat wil ik als bedrijf, wat heb ik echt nodig aan informatie, nu en in de nabije toekomst. Niet alle applicaties van een systeem zijn (direct) van toepassing. Start met de meest noodzakelijke, d.w.z. de applicaties die de dagelijkse processen en de daaruit voortvloeiende beslissingen/risico’s direct ondersteunen en beperken.

Implementatie outsourcen of zelfstandig?
Bedrijven onderschatten vaak hoeveel tijd het kost om een TMS zelf te implementeren. Reken op 12 tot 18 maanden, waarbij een persoon binnen de organisatie moet worden vrijgemaakt. Deze kennis verdwijnt vervolgens als diegene van functie veranderd of het bedrijf verlaat
Uit de zaal komt de input dat je bij het zelf implementeren alles zelf in de hand hebt, bij outsourcing zit de leverancier er niet zo midden in en weet dus niet exact wat er wel en niet nodig is. Reactie hierop is dat een goede blueprint van belang is en dat je de leverancier duidelijk opdracht kan geven over wat jij wel of niet wilt.

Inrichting systeem moet binnen de bestaande procuratieschema’s passen

Het is belangrijk de toegang tot een TMS goed in te richten. Houd ook in de gaten hoe het voorheen zat; wie mag transacties invoeren, wie mag transacties afsluiten, wie mag deze transacties invoeren en wie mag de hieruit voortvloeiende betalingsopdrachten tekenen? Meerdere mensen geven aan vaker tegen procuratie aan te lopen. Vooral omdat ze in de praktijk nog nooit hebben meegemaakt dat het hiermee mis ging.
Procedurele controle is belangrijk, dit wordt ook door de deelnemers in de zaal bevestigd, altijd alles met gescheiden autorisatie; één persoon voert in en één persoon geeft akkoord. 

Dick Bennink

Dick BenninkSysteem dwingt altijd tot aanpassingen in huidige proces – wees voorzichtig met customizen
Doe aan pakketselectie. De leverancier zegt misschien dat het kan maar tijdens de daadwerkelijke implementatie blijkt toch dat het net niet kan of helemaal niet kan. De mensen die werken bij de leveranciers zijn niet altijd werkzaam in treasury, en sluiten niet altijd goed aan op de praktijk. Systemen zijn niet perfect, probeer een balans te vinden in het veranderen of de kleine aanpassing. Blijf uit de buurt van hele grote veranderingen. Dit brengt hoge kosten met zich mee en maatwerk leidt tot een hoop extra werk.

“Meenemen” en “meekrijgen” van alle (internationale) ondernemingen bij een implementatie
Implementeren blijkt vaak een ‘hoofdkantoor-feestje’ te zijn, je bent afhankelijk van dochterondernemingen. Hoofdzaak is om mensen lager in de organisatie te laten helpen om de implementatie tot een succes te maken. Luister naar de dochterondernemingen om te zorgen dat de workload die jij aan ze oplegt om het systeem te voeden, te doen is. Kijk of er dingen in het systeem zijn die je terug kunt geven, bijvoorbeeld om de werkzaamheden makkelijker of efficiënter te laten verlopen. Zorg voor een duidelijke blueprint om aanpassingen in het lopende proces te minimaliseren. Onafhankelijk van wat je doet, zorg dat je binnen 3 maanden succes kunt vieren.

Olivier Werlingshoff

Olivier WerlingshoffSystemen maar Cash Awareness is de basis!
Cash awareness is belangrijk, er wordt veel gehamerd op TMS, rapportages en analyses. De basis is dat datgene dat ingevoerd wordt voor de liquiditeitsplanning ook zorgt voor een goede planning.

Bij liquiditeitsplanningen is de business leidend en niet de systemen
Collega’s uit de organisatie weten vaak veel beter wanneer bepaalde stromen werkelijk binnen zullen komen en eruit zullen gaan. Hetgeen dat de business aangeeft is bepalend voor de planning.

Toegang tot de TMS voor de Business
Het kan handig zijn om bij input vanuit de business de persoon verantwoordelijk te maken voor hetgeen waar ze input voor hebben gegeven, zo creëer je cash awareness binnen de organisatie omdat mensen zich betrokken voelen, verantwoordelijkheid voelen voor hetgeen ze hebben aangegeven en veranderingen worden sneller doorgegeven. Tot slot is het hiervoor handig om toegang tot de TMS te geven aan collega’s uit de business om de input te kunnen doorgeven en/of de planning te kunnen controleren.

De sessie samengevat

Het was een geslaagde, interactieve workshop die nieuwe inzichten met zich meebracht. Samen met de aanwezigen waren we het er over eens dat er een aantal onderwerpen zijn waarbij nog meer verdieping nodig is:

  1. Static data
  2. Integratie tussen systemen
  3. Blueprint
  4. Procuratie
  5. Cash awareness, (vergeten kindje, koppelen met business)
  6. Surrealistische gesprekken met leveranciers.
  7. Binnenhengelen onderliggende partij, geven en nemen

Over deze onderwerpen zullen in de komende tijd dan ook artikelen verschijnen op treasuryXL. Heb je interesse om een artikel te schrijven over een van deze onderwerpen? Neem dan contact met mij op via [email protected].

Ook namens Treasurer Search willen we alle aanwezigen bedanken voor hun komst en input. We hopen in de toekomst meer van deze interessante sessies te kunnen organiseren.

Stephanie DerkseStephanie Derkse
Community Manager

[email protected]
06-21303744