Tag Archive for: treasury management system (TMS)

Reports: Journeys to Treasury, Treasury Systems Guide and The Future of Treasury Management Systems

| 26-10-2016 | treasuryXL |

A photo by Matt Duncan. unsplash.com/photos/IUY_3DvM__wA few interesting reports came out in the last couple of weeks: ‘Journeys to Treasury’, ‘Treasury Systems Guide 2016’ and ‘The Future of Treasury Management Systems’. We did some reading and decided we wanted to share these reports with the treasuryXL community. Let us know what you think! Did you see a report, article or something else that could be interesting for the treasuryXL community? Don’t forget to share!

 

Journeys to Treasury – BNP Paribas, EACT, PwC and SAP

In this day and age being a treasurer can be a challenge. BNP Paribas, the European Association of Corporate Treasurers (EACT), PwC and SAP have joined forces to form a thought initiative whose aim is to help finance professionals resolve some of the intricate puzzles that constitute the treasury of today and tomorrow. This resulted in the report: “Journeys to Treasury “.

Journeys to Treasury is a report that bases itself upon the understanding and knowledge of the challenges treasuries face today as well as the ability to anticipate the impact of transforming trends. In Journeys To Treasury, each of the four contributors offers their own expertise gained from their own journeys in this bumpy – yet encouraging – landscape, structured in 3 sections: Continued Innovation, Anytime, Anywhere Treasury and Cybercrime and Fraud.

Interested in reading the full report? You can download ‘Journeys to Treasury’ here.

Treasury Systems Guide 2016 – Bobsguide & GTnews

This bumper edition is full of features and commentary from industry experts, as well as our traditional functionality matrix that delves deep into what different treasury management systems are capable of.

With the recent decision to Brexit and the upcoming US election, it could mean that treasurers might have to sleep with one eye open in order to tackle potential fraud, manage cash visibility and meet regulatory requirements in these uncertain times.

We also look into what’s happening with regulation in Europe, innovation in Asia and tax in the United Kingdom which tie into some of the topics discussed by the bank and the TMS provider we interviewed.

Interested in reading the full report? You can download it here.

The Future of Treasury Management Systems – FX MM

FX-MM brings together leading industry experts to discuss the future of Treasury Management Systems (TMS) and examine how technology is enabling Treasurers to ditch the data gathering and take on a more strategic role within their organisations.

Our panel examines how technology is also helping to democratise the use of TMS, with Software-as-a- Service offerings enabling corporates large and small to enjoy the benefits of the cloud and more user-friendly systems.

Interested in reading the full report? You can download it here.

[separator type=”” size=”” icon=””]

Did you came across something interesting for the treasuryXL community? Or are you interested in becoming a author? Contact us: [email protected]

How to cope with the interconnectivity trap part II

| 16-08-2016 | Hans de Vries |

Erphansdevries (1)

 

Electronic Banking has been here for more than thirty years now. And it certainly had a big impact on the way the corporates and banks communicate. Nevertheless, ever since the introduction Treasurers have been struggling to incorporate this feature into their IT ERP environment. They get stuck in the middle. You can read more about that in part I of this article. Today I will show you my “way out”.

A bank and ERP (and TMS) system agnostic solution to upgrade the Treasury function

The SaaS solution described in this article is particularly interesting for Treasurers because of the very limited implementation efforts that are needed to set-up the system at the corporate side. All the platform needs, is a connector that takes care of the automatic upload of files from the ERP environment to the platform. The platform takes care of the conversion of transaction files to the file format needed by the specific banks for processing and performs a validation on the contents of the files to ensure Straight Through Processing at the bank.

So there is no need for changing the output at the current ERP system. This is extremely handy in situations where the corporate landscape consists of various ERP systems, or various versions of an ERP system. The same goes for the download of statement files. After collection of the bank statements, the platform takes care of the conversion into the needed file formats and delivers them into the ERP (and TMS) environment for automatic reconciliation purposes. By using the (SaaS) bank agnostic platform the Treasurer is immediately freed from all usual IT concerns with regard to the bank connections. Most systems also provide the Treasurer with a Dashboard Function to monitor the actual total balances at all banks and the cashflows (End of day and Intraday) that enables them to perform bank (automated) independent cash balancing transactions if needed.

Streamlining the authorization processes to get full control

In most multibank situations the treasurer is faced with one bank only authorization schemes that in most cases use unique bank authorization codes tokens and procedures. This wide variety of tokens, passwords etc. makes life for a Treasurer far from easy especially from a compliancy perspective.

Routing all outgoing transaction files via the SaaS platform, provides the Treasurer with the unique opportunity to streamline the authorization process. He now gets the opportunity to fully control and maintain the granted functionalities / authorization levels per user that are applicable on all bank accounts. Especially in the upcoming times of real-time 24/7 processing by the banks, using this sole gateway to the banks will provide the Treasurer with maximum control of all outgoing transactions and therefore avoiding fraude to the max. Since these systems also provide all necessary audit trails, the Treasurer can take full accountability for the banking processes.

Saving substantial money

Depending on the platform and the number of banks that need to get connected, the costs of the implementation and annual subscription fee will vary per provider. However, the benefits of such an investment are not only measured by the upgrading of the internal cash management processes.

Implementing the platform will also directly lower the operational costs:

  • Experts estimate costs of € 15,000 per year per e-banking solution (maintenance, license fees, software updates, system administration, system tests, database configuration etc.)
  • Elimination of expenses for manual liquidity tracking, manual administration of bank accounts and bank master data as well as the bank-specific administration of signatory authorizations.
  • Reduced banking fees as a result of higher transparency, easier comparability as well as the maximized flexibility towards banks: daily choice of transaction bank(s) per currency/ transaction type.
  • Saving operational costs due to the elimination of manual intervention for the collection and upload of bank statements to the ERP system. In the perfect set-up the reconciliation process can be fully automated and finalized in the early hours of the day providing a head start to the credit management department.

In most cases, these savings pay back the investment in the bank agnostic platform within a year. The introduction of this relatively new cash management service will free the treasurer from the interconnectivity trap, upgrade the internal organization, provide a uniform authorization scheme on all banks while at the same time reducing the operational costs. This solution is also future proof due to its capacity to adopt quickly to new standards, formats etc. All in all, a perfect perspective on upgrading the cash management function within the treasury. For more information, check: PowertoPay.com.

 

How to cope with the interconnectivity trap?

| 09-08-2016 | Hans de Vries |

Erphansdevries (1)

 

Electronic Banking has been here for more than thirty years now. And it certainly had a big impact on the way the corporates and banks communicate. Nevertheless, ever since the introduction Treasurers have been struggling to incorporate this feature into their IT ERP environment.

This struggle has proven to be a tough one, due to the ever changing internal ERP environment as a result of various versions of the same ERP system or even various ERP systems within the company due to take-overs/ mergers. And of course there was quite some turmoil in the banking industry itself: the introduction of the Euro, then SEPA with all new transaction formats and regulations, meanwhile a banking crisis etc. Moreover, the ever growing demands on security and compliance pose further pressure on the interconnectivity. As a result, it has become more and more difficult to keep all connections in place and up-to-date. Especially since most corporates are forced to spread their cash management business amongst multiple banks from a risk mitigating perspective. On top of that the Treasurer is facing a radically changed attitude towards data processing operations, from management but also business environment perspective. We now live in an internet world that does not allow for slacking reactions and inefficient procedures. Action is reaction and efficient reconciliation processes are the key for survival.

Treasurer gets stuck in the middle

To optimize this situation, the Treasurer usually finds himself squeezed between the limited IT budgets for optimizing the connections with his back office environment on the one end and his banks on the other with their multiple banking solutions. While SEPA was presented as a unifying power to align all European banks, in practice there still appears to be a great variety in approaches per bank. So therefore in practice, the Treasurers dreams of a flawless interconnectivity often proved to become nightmares and he most of the time winds up somewhere in the middle of an endless implementation process.

Is there a way out?

The answer is negative as long as the Treasurer remains dependent on the internal IT departments and the offered bank solutions. However, if the Treasurer wants to actively take control of this situation there are now options available that will provide the Treasurer with all the connections and security/ compliance checks he needs for his day to day cash management operations. Instead of using the internal systems, the Treasurer can have his back-office systems (ERP and TMS) connect to the banks via a bank independent (SaaS) platform that will take care of conversion and validation of the uploaded files, the authorization according to the internal compliance guidelines and the routing towards all corporate banks. At the same time the electronic bank statements will be collected and forwarded to the back-office systems for automatic reconciliation in the ERP (and TMS) environment. Apart from the authorization of the transactions, no manual intervention is needed.

Next week Hans will introduce you to his ‘way out’: the SaaS platform.

Workshop: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software

| 02-06-2016 | treasuryXL


workshop Financial SystemsOp 26-05-2016 waren treasuryXL en Treasurer Search aanwezig op Financial Systems. Naast dat we een stand op de beursvloer hadden, hebben we ook een invitation only sessie georganiseerd: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software. Hiervoor hebben we vier interim managers uitgenodigd die elk hun eigen gekozen topics kwamen pitchen. De deelnemers van de workshop waren vrij om vragen te stellen en aan te vullen waar nodig. Het resultaat was een geslaagde en interactieve sessie waaruit we ook voor treasuryXL inspiratie konden putten.

Op voorhand hebben we een aantal doelen gesteld voor deze sessie:

  • Ontwikkelingen op het snijvlak Treasury & Financial Systems doornemen
  • Voor leken: overview & duiding
  • Voor experts: verdere verdieping en bruggen slaan
  • Voor treasuryXL: inventarisatie informatiebehoefte
  • Voor allen: bepalen met wie je mogelijk volgende stappen wilt zetten

De vier interim managers aan het woord

Hieronder volgt een korte samenvatting van de presentaties van de vier interim managers met (indien aanwezig) reacties uit de zaal.

Erik Teiken

Erik TeikenAccounting in je TMS – zijn er voordelen?
Een TMS heeft vaak accounting modules maar deze worden niet altijd vanaf het begin meegenomen voornamelijk vanwege de kosten en extra tijd en inspanning voor de inrichting ervan. Toch zijn er wel voordelen voor het meenemen van een accounting module in je TMS en na verloop van tijd wordt er vaak toch tot aanschaf overgegaan. Dit heeft volgens Erik te maken met drie punten:

  • Na intensiever gebruik blijkt de accounting module toch nodig door de hoeveelheid deals, wat lastig aan te sluiten is met ERP.
  • Ook de complexiteit van bijvoorbeeld exotische deals heeft vaak invloed. Door een accounting module kun je alle verplichtingen in je TMS ook meenemen.
  • Ook Hedge Accounting volgens IFRS heeft zo zijn voordelen bij het implementeren van een accounting module, het wordt makkelijker te automatiseren. De treasurer wil inzicht in eigen p&l verantwoording, EMIR.

Marktsystemen – toeters en bellen?
Er zitten natuurlijk voordelen aan het aanschaffen van een systeem als Reuters of Bloomberg. Het levert de treasurer actuele marktinformatie op; informatie over valuta´s, interest en nieuws. Op langere termijn kun je zien hoe de yield curve loopt en levert het toegevoegde waarde op; je kunt scenario’s ontwikkelen over exposure in de toekomst en daar kun je je strategie op aanpassen. Er zijn toeters en bellen die waarschuwen. Een nadeel van het aanschaffen van een marktsysteem is het kostenplaatje: zo’n 15-20K per jaar.

Static Data in je TMS – levert het wat op?
Static data lijkt het ondergeschoven kindje te zijn in een TMS, en wordt als droog en saai ervaren. Het gevaar van je static data niet op orde hebben is dat je veel tijd verliest met zoeken van essentiële data. Geen match met ERP is nog wel te overkomen maar wat als betalingen op verkeerde rekeningen terecht komen of niet uitgevoerd kunnen worden?
Het is dus van belang dit op orde te hebben maar ook om functiescheiding toe te passen; iemand voert in en iemand controleert de invoer. In treasury kan elke fout kostbaar zijn voor een bedrijf.

Menno van Suylichem

Menno van SuylichemWelke variabelen bepalen je systeemkeuze?

De doelen van een implementatie zijn kostenreductie, efficiency en risicobeperking. Variabelen die de systeemkeuze bepalen zijn onder meer: cloud versus stand-alone applicatie, functionaliteiten, modulaire opbouw, integratie met bestaande ERP systemen, reporting tools, ondersteuning leverancier, toegankelijkheid en kosten.

Voordat je überhaupt kan overgaan tot implementatie dienen de bestaande static (basis) data goed bereikbaar te zijn en gecontroleerd te worden, eventueel aangevuld met nieuwe informatie. Houdt hierbij zoveel mogelijk rekening met nieuwe (toekomstige) functionaliteiten/gebruik van het systeem.

Wat wil ik als bedrijf, wat heb ik echt nodig aan informatie, nu en in de nabije toekomst. Niet alle applicaties van een systeem zijn (direct) van toepassing. Start met de meest noodzakelijke, d.w.z. de applicaties die de dagelijkse processen en de daaruit voortvloeiende beslissingen/risico’s direct ondersteunen en beperken.

Implementatie outsourcen of zelfstandig?
Bedrijven onderschatten vaak hoeveel tijd het kost om een TMS zelf te implementeren. Reken op 12 tot 18 maanden, waarbij een persoon binnen de organisatie moet worden vrijgemaakt. Deze kennis verdwijnt vervolgens als diegene van functie veranderd of het bedrijf verlaat
Uit de zaal komt de input dat je bij het zelf implementeren alles zelf in de hand hebt, bij outsourcing zit de leverancier er niet zo midden in en weet dus niet exact wat er wel en niet nodig is. Reactie hierop is dat een goede blueprint van belang is en dat je de leverancier duidelijk opdracht kan geven over wat jij wel of niet wilt.

Inrichting systeem moet binnen de bestaande procuratieschema’s passen

Het is belangrijk de toegang tot een TMS goed in te richten. Houd ook in de gaten hoe het voorheen zat; wie mag transacties invoeren, wie mag transacties afsluiten, wie mag deze transacties invoeren en wie mag de hieruit voortvloeiende betalingsopdrachten tekenen? Meerdere mensen geven aan vaker tegen procuratie aan te lopen. Vooral omdat ze in de praktijk nog nooit hebben meegemaakt dat het hiermee mis ging.
Procedurele controle is belangrijk, dit wordt ook door de deelnemers in de zaal bevestigd, altijd alles met gescheiden autorisatie; één persoon voert in en één persoon geeft akkoord. 

Dick Bennink

Dick BenninkSysteem dwingt altijd tot aanpassingen in huidige proces – wees voorzichtig met customizen
Doe aan pakketselectie. De leverancier zegt misschien dat het kan maar tijdens de daadwerkelijke implementatie blijkt toch dat het net niet kan of helemaal niet kan. De mensen die werken bij de leveranciers zijn niet altijd werkzaam in treasury, en sluiten niet altijd goed aan op de praktijk. Systemen zijn niet perfect, probeer een balans te vinden in het veranderen of de kleine aanpassing. Blijf uit de buurt van hele grote veranderingen. Dit brengt hoge kosten met zich mee en maatwerk leidt tot een hoop extra werk.

“Meenemen” en “meekrijgen” van alle (internationale) ondernemingen bij een implementatie
Implementeren blijkt vaak een ‘hoofdkantoor-feestje’ te zijn, je bent afhankelijk van dochterondernemingen. Hoofdzaak is om mensen lager in de organisatie te laten helpen om de implementatie tot een succes te maken. Luister naar de dochterondernemingen om te zorgen dat de workload die jij aan ze oplegt om het systeem te voeden, te doen is. Kijk of er dingen in het systeem zijn die je terug kunt geven, bijvoorbeeld om de werkzaamheden makkelijker of efficiënter te laten verlopen. Zorg voor een duidelijke blueprint om aanpassingen in het lopende proces te minimaliseren. Onafhankelijk van wat je doet, zorg dat je binnen 3 maanden succes kunt vieren.

Olivier Werlingshoff

Olivier WerlingshoffSystemen maar Cash Awareness is de basis!
Cash awareness is belangrijk, er wordt veel gehamerd op TMS, rapportages en analyses. De basis is dat datgene dat ingevoerd wordt voor de liquiditeitsplanning ook zorgt voor een goede planning.

Bij liquiditeitsplanningen is de business leidend en niet de systemen
Collega’s uit de organisatie weten vaak veel beter wanneer bepaalde stromen werkelijk binnen zullen komen en eruit zullen gaan. Hetgeen dat de business aangeeft is bepalend voor de planning.

Toegang tot de TMS voor de Business
Het kan handig zijn om bij input vanuit de business de persoon verantwoordelijk te maken voor hetgeen waar ze input voor hebben gegeven, zo creëer je cash awareness binnen de organisatie omdat mensen zich betrokken voelen, verantwoordelijkheid voelen voor hetgeen ze hebben aangegeven en veranderingen worden sneller doorgegeven. Tot slot is het hiervoor handig om toegang tot de TMS te geven aan collega’s uit de business om de input te kunnen doorgeven en/of de planning te kunnen controleren.

De sessie samengevat

Het was een geslaagde, interactieve workshop die nieuwe inzichten met zich meebracht. Samen met de aanwezigen waren we het er over eens dat er een aantal onderwerpen zijn waarbij nog meer verdieping nodig is:

  1. Static data
  2. Integratie tussen systemen
  3. Blueprint
  4. Procuratie
  5. Cash awareness, (vergeten kindje, koppelen met business)
  6. Surrealistische gesprekken met leveranciers.
  7. Binnenhengelen onderliggende partij, geven en nemen

Over deze onderwerpen zullen in de komende tijd dan ook artikelen verschijnen op treasuryXL. Heb je interesse om een artikel te schrijven over een van deze onderwerpen? Neem dan contact met mij op via [email protected].

Ook namens Treasurer Search willen we alle aanwezigen bedanken voor hun komst en input. We hopen in de toekomst meer van deze interessante sessies te kunnen organiseren.

Stephanie DerkseStephanie Derkse
Community Manager

[email protected]
06-21303744

26 mei Financial Systems: Workshop: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software

financial systems

29-04-2016 | by team treasuryXL |

Op 26 mei aanstaande vindt Financial Systems 2016 plaats: een gratis te bezoeken evenement in Nieuwegein voor finance professionals die als beleidsbepaler of gebruiker betrokken zijn bij de inzet van finance IT tools of diensten binnen hun organisatie.

Om 15.15 uur wordt de workshop: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software gegeven:
Fouten, dubbele informatie, inefficiency, gebrek aan inzicht: redenen om uw cash management, treasury en banking infrastructuur te professionaliseren en automatiseren.

Deze interactieve workshop is voor degenen die aan de corporate zijde in en met de treasury discipline werken en gaat in op vragen als “Welke processen wil ik automatiseren en waarom?”, “Hoe selecteer ik software?”, “Waar let ik op bij het schrijven van een implementatieplan?” en vooral “Hoe doen anderen dit?”. Met uw eigen input en die van een panel van ervaren interim managers reiken we handvaten aan die u een overview kunnen verschaffen.

Een invitation-only sessie, gefaciliteerd door www.treasuryXL.com. Pieter de Kiewit zal de sessie modereren.

Wilt u deze sessie bijwonen? Stuur dan een mail naar Monique ([email protected]). Zij kan u een speciale code verstrekken waarmee u zich kunt inschrijven voor het evenement en onze sessie.

team treasuryXL

[separator type=”” size=”” icon=””]