static data Archives - treasuryXL | The Treasury Community

Tag Archive for: static data

Static Data – unsexy, but imperative to workflows

| 23-04-2018 | treasuryXL |

We live in the world of Big Data – we are told that there is so much potential that can be unleashed by embracing Big Data. This can lead to business efficiency, increased revenue, reduced expenditure, earlier identification of fraud etc. But for all this to reach fruition, we need to rely on the most basic building block – Static Data. Many companies have grand ideas of how to maximise revenue with data streams, yet fail to grasp the essential need for good, sound, structured Static Data.

Definition

This is data that remains constant (mostly) during the lifetime of its use; once input and recorded it becomes static and is used as reference data. The most logical example would be the data on relationships – when a company starts trading with a new supplier, a new record needs to be added to the bookkeeping system.

Types of data include:

Legal name of counterparty
Short name
Legal address
Telephone number
Fax number
Email
Contact persons
IBAN
BIC Code
KvK number
BTW number

Once the Static Data has been input it should only be changed by authorized staff. Dynamic data – the lifeblood of Big Data – can later be input (trades, invoice numbers, delivery dates, amounts etc.), but it needs good Static Data to make the data consistent. The complete data set for a counterparty must always be unique – there can not be 2 entities with the same set of data.

The structure of the data is also important – it could quite easily be the case that a company has one large client with the same bank details, but relationships with 5 different divisions. It is therefore essential that the correct protocols are in place for consistent data – whilst the legal name will be the same the importance of the short name becomes evident.

When it goes wrong

Inter company communication does not always involve use of a bookkeeping system. If staff start referring to a counterparty by another name than is in the system or use a name that is in the system but not the name they mean, problems can occur. Incorrect bookings arise which can lead to incorrect exposure levels or limits being breached. It can also be that a legal entity in a different country is referenced as they have offices in more than 1 country and issues such as VAT (BTW) can suddenly appear.

The need for secure Static Data is very high – the consequences of errors should never be underestimated. Data entry should be undertaken by people who do not enter any other data into the systems – in other words it should not be undertaken by the same staff that work in debtor and creditor administration.

Furthermore, a clearly defined protocol needs to be implemented to determine when and how Static Data can be changed.

In a little more than 1 month from now, GDPR comes into effect. The urgency to understand Static Data and to appreciate its significant contribution to daily operations has never been greater.

If you have any questions, please feel free to contact us.

[button url=”https://www.treasuryxl.com/contact/” text=”Contact us” size=”small” type=”primary” icon=”” external=”1″]

[separator type=”” size=”” icon=””]

Internal Fraud – or how not to cheat yourself

| 22-02-2018 | Lionel Pavey |

Most companies, regrettably, experience internal fraud. The financial value of the loss can be small or large – however the impact is the same. Internal investigations, procedural reviews, the time spent on detection, possible prosecution, together with the potential loss of reputation are significant factors above and beyond the monetary loss. Fraud can never be eliminated, but the threat can be minimised through proper procedures.

Fraud is normally caused by false representation, failure to disclose information and abuse of power and position. As fraud is performed by people and their actions, a first step to prevent fraud would be to look at the current working environment within a company. If a company is putting extra stress on employees – bigger targets, loss of overtime payments, reductions in secondary benefits, no pay rises nor promotions etc. whilst the directors receive bonuses– this can lead to employees becoming aggrieved and seeking retribution. Furthermore, employing more temporary staff and external contractors, can distance the remaining employees and challenge their allegiance and loyalty.

Internal procedures

One of the least sexy components within a company is internal procedures. They need to be drafted, amended, agreed, published, implemented and reviewed on a rolling basis. Very few people enjoy writing these manuals, but they are essential to ensure that everyone is aware of the correct procedures that have to be followed to perform any tasks. Often there is talk of a “four eyes principle”. Personally, I have always believed in a “six eyes principle” as it requires more independent control and makes fraud less easy to perform. Most of the procedures are, of course, built around common sense. Duties should be segregated – different departments have different roles to perform in ensuring the complete procedure is followed throughout the company. Even within a single department, attention should be paid to segregating duties.

An example would be the administrative function relating to a purchase. There are 4 distinct stages – procurement, arrival, warehousing and dispatch/shipment. If one member of staff was responsible for the relevant data input for all 4 stages, there is an increased risk that fraud could take place. This is not to say that work should be segregated that one employee only ever does one function – this could also lead to fraud either through disenchantment or over familiarity of the systems and procedures used at one specific point in the production chain.

External procedures

Certain departments within a company have contact with external sources – suppliers, clients, financial institutions. Anyone who has contact with an external counterparty can be swayed by opportunity if the controls are not in place. In respect of purchasers – what contact do they have with suppliers outside the office? Are they entertained – restaurants, sports events etc? How often do they have contact? In respect of sales – are they responsible for determining the sales price? How often do they see clients and spend money on them? The same also applies to treasurers, cash managers, risk managers etc.

The necessary checks and balances need to be put into place. A record of all contact with external parties needs to be kept, updated, verified and stored. Temptation can be caused by personal hardship, flattery or grievance at how the person is perceived to being treated by the company.

Standing up to the boss

As stated, a healthy company should have procedures and statutes in place. These need to be adhered to at all times – there can be no exceptions. However, a mechanism for escalation is often missing. Example – someone sends in an expense claim approved by their manager. The treasurer or controller might question the veracity of a particular entry. A proper mechanism to escalate the discrepancy needs to be firmly established. That a manager has signed off on the expense claim does not mean it is correct.

Even directors have to make sure that their claims are signed off by other members of staff. Being at the top does not mean that the procedures do not apply. Requests for a priority payment outside of the agreed procedure should always be questioned. If everyone has agreed to the standard procedures, then there can be no justification to make a payment outside of the normal procedure, just because it has been deemed a priority. If truly deemed necessary, then authorisation must be given not only by management and directors, but also by the legal department. If this occurs, then the existing procedure needs to be examined as to why the incident occurred and where the procedure broke down. This all has to be detailed in writing – fraud can happen at the highest level as well as low down with an organisation.

Static data

Every contact both inside and outside of the company should be recognised and recorded in a data system. Static data refers to all relevant data concerning an entity – full name, registered address, bank details, contact details etc. This data should be fed into all other systems, but data input should be restricted to a small number of employees. These employees should not have access to any of the systems that are used to input data relating to daily operations.

Another key area is in the cash management side – book keeping can be complex and differences not noted until the yearly audit. However, cash movements contain plentiful details – name of beneficiary, account numbers etc. This can be reconciled against the prevailing static data – are the bank account numbers the same?

Fraud can never be eradicated, but by being open, allowing questions to be asked, even performing unexpected checks on the system and its integrity, and creating an atmosphere where staff know that they can question without fear of reprisal, then at least everyone will know that the company is alert and vigilant.

That knowledge and awareness will make a potential fraud think twice.

How to avoid payment fraud?

| 05-08-2016 | Udo Rademakers |

Generally speaking, most of the fraud cases don’t make it into the paper because companies are so embarrassed that they choose to keep the affair quiet instead. In some cases however, amounts are too substantial to hide and corporates (need to) publish. One case has been published some months ago by Accell, a Dutch listed company. This triggers us again and brings us to the question: how can we control / “treasure” corporate cash the best and avoid possible fraud?

Fraud case

January 2016:
Press release Accell: Accell Group confronted with theft in Taiwan

Financieele Dagblad (Dutch newspaper): Fabrikant Accell voor miljoenen bestolen door Taiwanees

Accell had to publish a fraud case: according to the Annual Report “an employee could circumvent and misuse the availability of certain payment facilities by misappropriation of systems, processes and trust”. It led to a possible loss of EUR 4 million.

In my work as Treasury Consultant, I have seen more cases where in- and external fraud (almost) took place. All cases have been settled “internally”, however, the learnings out of it were huge.

How can your company avoid losing cash by fraud, or more generally, also avoid human errors?

Without going into too much detail, avoiding fraud or mistakes is avoidable by defining clear Accounting and Internal Control Systematics and sticking to those rules. A fraud is almost never 100% avoidable, but the aim should be to find a balance between the risk on fraud, possible impact and costs (or keeping procedures still “workable”).

Define a “Static” Supplier Data process

Separate the Master Data responsibility from the Finance area (Segregation of Duties) with clear defined restrictions
Request supplier for original documents/data, verify and capture them
Capturing of data should be done by a limited number of employees and with segregation of duties (4 eyes principle)
Data should be protected and only be possible to amend via a standardized process (by limited number of employees)
Documentation

Define a Payment process (stand-alone banking system)

Create standardized payment templates (and make sure this cannot be amended)
Reduce the number of banks / bank accounts (less systems, less procedures, etc.)
No ad-hoc payments should be allowed (or only with additional secured processes)
Define limits according to authorization matrices (per person, department, per day, etc.)
Define clear segregations of duties
Documentation
Transparency

If HQ prefers having full cash control, one way could be to let payments only be released by the treasury department. Another way is to define certain limits on local level and higher limits at HQ. Still the 4 eyes principle (or 6 eyes) should be in place for accepting payments content-wise.

Define a Payment process (interfaced out of your ERP system)

Make sure the interface from the ERP system to Payment system is secured where data cannot be amended while being stored on a server or in the payment system itself)
Automate the process, no manual intervention should be required

Control cash outflow by comparing it to your Cash Flow Forecast

(see as well my posting of May 2016)

Automated reporting of cash balances (MT940/MT942) to Group Treasury
Analyze daily variations and link it to the forecast
Link the annual budget to the annual CFFC (and analyze the delta regularly)
Review on a weekly or monthly base your cash variations and analyze it

In case of any questions, business cases or other questions, please do not hesitate to contact me.

Udo Rademakers

Treasury consultant

Workshop: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software

| 02-06-2016 | treasuryXL

Op 26-05-2016 waren treasuryXL en Treasurer Search aanwezig op Financial Systems. Naast dat we een stand op de beursvloer hadden, hebben we ook een invitation only sessie georganiseerd: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software. Hiervoor hebben we vier interim managers uitgenodigd die elk hun eigen gekozen topics kwamen pitchen. De deelnemers van de workshop waren vrij om vragen te stellen en aan te vullen waar nodig. Het resultaat was een geslaagde en interactieve sessie waaruit we ook voor treasuryXL inspiratie konden putten.

Op voorhand hebben we een aantal doelen gesteld voor deze sessie:

Ontwikkelingen op het snijvlak Treasury & Financial Systems doornemen
Voor leken: overview & duiding
Voor experts: verdere verdieping en bruggen slaan
Voor treasuryXL: inventarisatie informatiebehoefte
Voor allen: bepalen met wie je mogelijk volgende stappen wilt zetten

De vier interim managers aan het woord

Hieronder volgt een korte samenvatting van de presentaties van de vier interim managers met (indien aanwezig) reacties uit de zaal.

Erik Teiken

Accounting in je TMS – zijn er voordelen?
Een TMS heeft vaak accounting modules maar deze worden niet altijd vanaf het begin meegenomen voornamelijk vanwege de kosten en extra tijd en inspanning voor de inrichting ervan. Toch zijn er wel voordelen voor het meenemen van een accounting module in je TMS en na verloop van tijd wordt er vaak toch tot aanschaf overgegaan. Dit heeft volgens Erik te maken met drie punten:

Na intensiever gebruik blijkt de accounting module toch nodig door de hoeveelheid deals, wat lastig aan te sluiten is met ERP.
Ook de complexiteit van bijvoorbeeld exotische deals heeft vaak invloed. Door een accounting module kun je alle verplichtingen in je TMS ook meenemen.
Ook Hedge Accounting volgens IFRS heeft zo zijn voordelen bij het implementeren van een accounting module, het wordt makkelijker te automatiseren. De treasurer wil inzicht in eigen p&l verantwoording, EMIR.

Marktsystemen – toeters en bellen?
Er zitten natuurlijk voordelen aan het aanschaffen van een systeem als Reuters of Bloomberg. Het levert de treasurer actuele marktinformatie op; informatie over valuta´s, interest en nieuws. Op langere termijn kun je zien hoe de yield curve loopt en levert het toegevoegde waarde op; je kunt scenario’s ontwikkelen over exposure in de toekomst en daar kun je je strategie op aanpassen. Er zijn toeters en bellen die waarschuwen. Een nadeel van het aanschaffen van een marktsysteem is het kostenplaatje: zo’n 15-20K per jaar.

Static Data in je TMS – levert het wat op?
Static data lijkt het ondergeschoven kindje te zijn in een TMS, en wordt als droog en saai ervaren. Het gevaar van je static data niet op orde hebben is dat je veel tijd verliest met zoeken van essentiële data. Geen match met ERP is nog wel te overkomen maar wat als betalingen op verkeerde rekeningen terecht komen of niet uitgevoerd kunnen worden?
Het is dus van belang dit op orde te hebben maar ook om functiescheiding toe te passen; iemand voert in en iemand controleert de invoer. In treasury kan elke fout kostbaar zijn voor een bedrijf.

Menno van Suylichem

Welke variabelen bepalen je systeemkeuze?

De doelen van een implementatie zijn kostenreductie, efficiency en risicobeperking. Variabelen die de systeemkeuze bepalen zijn onder meer: cloud versus stand-alone applicatie, functionaliteiten, modulaire opbouw, integratie met bestaande ERP systemen, reporting tools, ondersteuning leverancier, toegankelijkheid en kosten.

Voordat je überhaupt kan overgaan tot implementatie dienen de bestaande static (basis) data goed bereikbaar te zijn en gecontroleerd te worden, eventueel aangevuld met nieuwe informatie. Houdt hierbij zoveel mogelijk rekening met nieuwe (toekomstige) functionaliteiten/gebruik van het systeem.

Wat wil ik als bedrijf, wat heb ik echt nodig aan informatie, nu en in de nabije toekomst. Niet alle applicaties van een systeem zijn (direct) van toepassing. Start met de meest noodzakelijke, d.w.z. de applicaties die de dagelijkse processen en de daaruit voortvloeiende beslissingen/risico’s direct ondersteunen en beperken.

Implementatie outsourcen of zelfstandig?
Bedrijven onderschatten vaak hoeveel tijd het kost om een TMS zelf te implementeren. Reken op 12 tot 18 maanden, waarbij een persoon binnen de organisatie moet worden vrijgemaakt. Deze kennis verdwijnt vervolgens als diegene van functie veranderd of het bedrijf verlaat
Uit de zaal komt de input dat je bij het zelf implementeren alles zelf in de hand hebt, bij outsourcing zit de leverancier er niet zo midden in en weet dus niet exact wat er wel en niet nodig is. Reactie hierop is dat een goede blueprint van belang is en dat je de leverancier duidelijk opdracht kan geven over wat jij wel of niet wilt.

Inrichting systeem moet binnen de bestaande procuratieschema’s passen

Het is belangrijk de toegang tot een TMS goed in te richten. Houd ook in de gaten hoe het voorheen zat; wie mag transacties invoeren, wie mag transacties afsluiten, wie mag deze transacties invoeren en wie mag de hieruit voortvloeiende betalingsopdrachten tekenen? Meerdere mensen geven aan vaker tegen procuratie aan te lopen. Vooral omdat ze in de praktijk nog nooit hebben meegemaakt dat het hiermee mis ging.
Procedurele controle is belangrijk, dit wordt ook door de deelnemers in de zaal bevestigd, altijd alles met gescheiden autorisatie; één persoon voert in en één persoon geeft akkoord.

Dick Bennink

Systeem dwingt altijd tot aanpassingen in huidige proces – wees voorzichtig met customizen
Doe aan pakketselectie. De leverancier zegt misschien dat het kan maar tijdens de daadwerkelijke implementatie blijkt toch dat het net niet kan of helemaal niet kan. De mensen die werken bij de leveranciers zijn niet altijd werkzaam in treasury, en sluiten niet altijd goed aan op de praktijk. Systemen zijn niet perfect, probeer een balans te vinden in het veranderen of de kleine aanpassing. Blijf uit de buurt van hele grote veranderingen. Dit brengt hoge kosten met zich mee en maatwerk leidt tot een hoop extra werk.

“Meenemen” en “meekrijgen” van alle (internationale) ondernemingen bij een implementatie
Implementeren blijkt vaak een ‘hoofdkantoor-feestje’ te zijn, je bent afhankelijk van dochterondernemingen. Hoofdzaak is om mensen lager in de organisatie te laten helpen om de implementatie tot een succes te maken. Luister naar de dochterondernemingen om te zorgen dat de workload die jij aan ze oplegt om het systeem te voeden, te doen is. Kijk of er dingen in het systeem zijn die je terug kunt geven, bijvoorbeeld om de werkzaamheden makkelijker of efficiënter te laten verlopen. Zorg voor een duidelijke blueprint om aanpassingen in het lopende proces te minimaliseren. Onafhankelijk van wat je doet, zorg dat je binnen 3 maanden succes kunt vieren.

Olivier Werlingshoff

Systemen maar Cash Awareness is de basis!
Cash awareness is belangrijk, er wordt veel gehamerd op TMS, rapportages en analyses. De basis is dat datgene dat ingevoerd wordt voor de liquiditeitsplanning ook zorgt voor een goede planning.

Bij liquiditeitsplanningen is de business leidend en niet de systemen
Collega’s uit de organisatie weten vaak veel beter wanneer bepaalde stromen werkelijk binnen zullen komen en eruit zullen gaan. Hetgeen dat de business aangeeft is bepalend voor de planning.

Toegang tot de TMS voor de Business
Het kan handig zijn om bij input vanuit de business de persoon verantwoordelijk te maken voor hetgeen waar ze input voor hebben gegeven, zo creëer je cash awareness binnen de organisatie omdat mensen zich betrokken voelen, verantwoordelijkheid voelen voor hetgeen ze hebben aangegeven en veranderingen worden sneller doorgegeven. Tot slot is het hiervoor handig om toegang tot de TMS te geven aan collega’s uit de business om de input te kunnen doorgeven en/of de planning te kunnen controleren.

De sessie samengevat

Het was een geslaagde, interactieve workshop die nieuwe inzichten met zich meebracht. Samen met de aanwezigen waren we het er over eens dat er een aantal onderwerpen zijn waarbij nog meer verdieping nodig is:

Static data
Integratie tussen systemen
Blueprint
Procuratie
Cash awareness, (vergeten kindje, koppelen met business)
Surrealistische gesprekken met leveranciers.
Binnenhengelen onderliggende partij, geven en nemen

Over deze onderwerpen zullen in de komende tijd dan ook artikelen verschijnen op treasuryXL. Heb je interesse om een artikel te schrijven over een van deze onderwerpen? Neem dan contact met mij op via [email protected].

Ook namens Treasurer Search willen we alle aanwezigen bedanken voor hun komst en input. We hopen in de toekomst meer van deze interessante sessies te kunnen organiseren.

Stephanie Derkse
Community Manager

[email protected]
06-21303744