Tag Archive for: invoice

Challengerbanken dwingen traditionele banken tot verbeterslag

| 05-08-2019 | ENIGMA Consulting |

Het openen van een rekening via mobiele telefoon wordt steeds eenvoudiger.

Een vooruitstrevende mobielbankierenapp is van groot belang om consumenten aan de bank te binden. Particulieren doen steeds meer bankzaken via de mobiele telefoon, maar ook het klant worden van een bank verloopt steeds vaker via de app. Een eenvoudig, snel en veilig onboardingsproces moet zorgen voor een eerste prettige klantervaring.

Enigma Consulting heeft onderzoek gedaan naar het onboardingsproces bij elf banken die actief zijn in Nederland . Op voorhand waren we met name benieuwd of gebruiksvriendelijkheid ten koste gaat van fraudepreventie en veiligheid.

In het onderzoek is het proces beoordeeld op drie onderdelen:

1. Gebruiksvriendelijkheid
2. Fraudepreventie/veiligheid
3. Innovatie

Op basis van de scores van de 58 criteria leidt dit tot het volgende inzicht, dat we graag in dit artikel nader toelichten.

De volgende banken zijn meegenomen: ABN Amro, ASN, Bunq, ING, Knab, Moneyou, N26, Rabobank, Revolut, SNS en Triodos. Regiobank en Van Lanschot bieden geen digitale onboarding en zijn daarom niet meegenomen in dit onderzoek.

Gebruiksvriendelijkheid: binnen een uur een actieve rekening
De challengerbanken scoren zonder uitzondering hoog op het onderdeel gebruiksvriendelijkheid. Bunq, Moneyou, N26 en Revolut springen eruit doordat de klant alle handelingen tijdens de onboarding via de app kan afhandelen. Er is geen afhankelijkheid van een ander device (zoals een identifier). Daarnaast zijn de processen nagenoeg papierloos, het identiteitsbewijs wordt bijvoorbeeld via de app gescand.

De challengerbanken scoren zonder uitzondering hoog op het onderdeel gebruiksvriendelijkheid. Bunq, Moneyou, N26 en Revolut springen eruit doordat de klant alle handelingen tijdens de onboarding via de app kan afhandelen. Er is geen afhankelijkheid van een ander device (zoals een identifier). Daarnaast zijn de processen nagenoeg papierloos, het identiteitsbewijs wordt bijvoorbeeld via de app gescand.

ING scoort goed op Android    
Van de traditionele banken scoort ING goed. Het proces via een smartphone met een Android-besturingssysteem verloopt soepel. Daarbij dient aangetekend te worden dat onboarding via besturingssysteem iOS (Apple) nog niet goed mogelijk is.

Snelheid en gemak zijn de sleutel    
Bunq, ING en Moneyou zijn de banken waarbij de onboarding in ons onderzoek het snelst verloopt. Binnen een uur heeft de klant een IBAN, toegang tot de bankomgeving en kan de klant geld overmaken naar een andere rekening. Het is bij deze banken niet nodig om een identifier/scanner of de bankpas te gebruiken voor het activeren van de rekening.

Triodos laat een matige indruk achter op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. De bank vraagt als enige om een kopie van het identiteitsbewijs ondertekend per post retour te sturen. Triodos stuurt veel brieven (niet duurzaam), onder andere voor de identifier, voor de activatiecode en voor de pincode, waardoor het proces een lange doorlooptijd kent. In ons onderzoek duurde het dertien dagen voordat wij konden betalen vanaf de betaalrekening.

Ontvangen van pincode    
Een opvallend verschil is de wijze van ontvangen van de pincode. De traditionele banken sturen de pincode per brief naar het adres van de klant. Moneyou is de enige bank waarbij de klant de pincode krijgt toegewezen en kan aflezen in de app. Bunq, Knab, N26 en Revolut bieden de klant de mogelijkheid om de pincode zelf te kiezen. Dat laatste beoordelen wij als het meest gebruiksvriendelijk.

Fraudepreventie en veiligheid: stabiliteit bij alle banken
Alle banken laten een stabiele basis zien op het gebied van fraudepreventie en veiligheid. De banken scoren allemaal een voldoende wat betreft klantidentificatie en -authenticatie. De banken gebruiken verschillende methodes om een nieuwe klant te identificeren. Voor het delen van de identiteitsgegevens kan een klant bij de meeste banken in de app een foto of een scan maken van het paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs. ING leest daarnaast de chip op het identiteitsbewijs uit.

Heeft ASN geleerd van Rambam?    
Bij ASN kan de klant een kopie van het identiteitsbewijs uploaden in het webportaal. Daarnaast biedt ASN ook de optie om langs een balie van PostNL te gaan voor de klantverificatie. In een uitzending van Rambam werd op deze wijze met een gefotoshopte kopie van een paspoort identiteitsfraude gepleegd en een rekening geopend. Dat ASN deze mogelijkheid nog steeds aanbiedt, heeft een negatieve invloed gehad op de score.

iDIN speelt nog geen rol    
Opvallend genoeg gebruikt nog geen van de banken iDIN als identificatiemethode. iDIN is een dienst van de banken waarmee consumenten zich bij andere organisaties met de veilige en vertrouwde inlogmiddelen van hun eigen bank kunnen identificeren.

Identificatiestorting als extra stap maakt onboarding veiliger    
Als aanvullende identificatiestap vraagt een aantal banken tevens om een identificatiestorting, waarbij de klant een bedrag overboekt naar het nieuwe rekeningnummer. Vanuit veiligheidsoogpunt zien we dit als meerwaarde. Bij ASN, Bunq, Knab, Moneyou en Rabobank voltooit de klant deze stap via iDEAL waardoor deze eenvoudig uit te voeren is. Bij Triodos en SNS zet de klant deze stap door zelf een overboeking te doen en bij Revolut via een creditcardbetaling, wat voor Nederland minder gebruikelijk is.

Om er zeker van te zijn dat de aanvrager ook de dezelfde is als de persoon op het ID vragen enkele banken tevens om een selfie (ABN Amro, ING, Moneyou en Revolut), of meer specifiek een selfie waarbij de klant het paspoort in de hand houdt (N26) of een selfiefilm met ‘liveliness’ check. Daarmee wordt identiteitsfraude lastig gemaakt. N26 vraagt als enige bank om het delen van  locatiegegevens op de telefoon aan te zetten. Zodoende voegen zij een extra laag van veiligheid toe, doordat het mogelijk is de locatie te vergelijken met het opgegeven adres.

Procesbegeleiding in goede handen bij ABN Amro    
In de context van veiligheid hebben we ook gekeken naar controlemomenten voor de gebruiker gedurende het proces. ABN Amro scoort hierbij het beste. De bank begeleidt de klant via meerdere kanalen tijdens de onboarding. Daarnaast toont de app samenvattende schermen, waarin de consument continu de invoer kan controleren/valideren.

Gebruik van identifier   
Een kenmerkend verschil tussen banken is het wel of niet toesturen van een identifier of scanner naar het fysieke adres van de klant. ABN Amro, ASN, Knab, Rabobank, SNS en Triodos hebben de keuze gemaakt om een identifier te sturen naar de consument. De consument gebruikt de identifier tijdens de onboarding voor de registratie in de app en het activeren van de betaalpas. Impliciet wordt hierdoor het fysieke adres van de klant bevestigd en dat hebben we beoordeeld als extra veilig.

Innovatie:  via innovatie de mogelijkheid onderscheidend te zijn
Innovatieve oplossingen ondersteunen een leukere, veiligere en snellere onboarding. Dit komt terug in nieuwe toepassingen en onderscheidende features. We komen verschillende innovaties tegen.

• Bunq gebruikt als extra identificatiemethode een stemopname. Hiermee kan de klant niet inloggen. Mogelijk sorteert Bunq voor op voice payments? Interessant om te blijven volgen!
• Revolut biedt zowel een fysieke als een virtuele pas  aan, waarbij de fysieke pas wordt geleverd in een zeer leuk ontworpen mapje.
• N26 biedt passen aan met verschillende designs, mogelijkheden en prijsstellingen (N26 ‘Metal’)
• Bij Moneyou is de pincode van de bankpas op te zoeken in de app die deze getal voor getal presenteert.

Ook bij ABN Amro en ING zijn mooie innovaties terug te zien. ABN Amro biedt de koppeling van Bunq-rekeningen aan tijdens de onboarding en sorteert hiermee voor op PSD2. ING haalt de identiteitsgegevens automatisch op door het scannen van de NFC-chip in het paspoort met de mobiele telefoon. De duurzame banken ASN en Triodos laten nog weinig innovatieve oplossingen zien.

Conclusie: Gebruiksvriendelijkheid en snelheid gaan niet ten koste van veiligheid
1. Challengerbanken Bunq, Moneyou, N26 en Revolut weten met een volledig digitaal en papierloos proces, een korte doorlooptijd, strakke lay-out, innovatieve vindingen en degelijke veiligheid de traditionele banken achter zich te houden.
2. Een aantal traditionele banken kijkt tegen een flinke achterstand aan. Een verbeterslag is nodig om het gat te dichten en ervoor te zorgen dat de onboarding geen reden is voor consumenten om af te haken.
3. ASN en Triodos moeten oppassen dat het verschil met de overige banken niet te groot wordt. Door veel extra stappen en een langere doorlooptijd bestaat het risico dat zij de klant kwijt raken tijdens het onboardingsproces.
4. ING laat zien dat het mogelijk is om in korte tijd stappen te maken om dichter in de buurt te komen van de challengerbanken.

Het onderzoek heeft uitgewezen dat het mogelijk is om via innovatie een gebruiksvriendelijk en snel onboardingsproces in te richten zonder dat het ten koste gaat van fraudepreventie en veiligheid.

Auteurs: 
Roderick Kroon, Enigma Consulting, Partner
Martijn Kieft, Enigma Consulting, Consultant

 

 

ENIGMA Consulting

 

 

The principles of multilateral netting: what, why and how

| 27-06-2019 | ENIGMA Consulting |

This article is meant as an introduction to the process of multilateral netting for international companies. It describes the fundamental concept of netting, the steps within the netting process and the ultimate benefits of netting. In addition, we elaborate upon the role of technology in netting and prepared a checklist for anyone that considers using netting in their company.

1. What is (multilateral) netting?

Netting is the process of consolidating payables against receivables between parties. Rather than settling each individual invoice leading to a large volumes of transactions, parties can consolidate invoices and agree upon one net payment stream. In the majority of the cases, netting is set up between internal group entities as parties for settling their intercompany invoices, but external (third) parties could participate in a netting process as well.

Most of the netting methodologies are either payables- or receivables-driven. In a payables-driven system, payables are netted against the payables of the other participants and in a receivables-driven system, receivables are used. Note that in the end it is (or should be) a zero sum game: intercompany receivables = intercompany payables.

If there are only two parties involved in the netting process it is called bilateral netting. If there are more than two parties involved that use a central entity to interact for all their intercompany transactions then the process is called multilateral netting. The figures below illustrate the differences between the payment flows before and after implementing a multilateral netting solution using a central entity (netting center).

Intercompany process without multilateral nettingIntercompany process with multilateral netting

Intercompany process without multilateral netting          Intercompany process with multilateral netting

2. How does the multilateral netting process works?

In general, the netting process (netting cycle) involves the steps outlined below:

Step 1: Collect invoice details from local entities
The first step is to have the local subsidiaries send their invoices to the netting center. Usually there is a central database where all the received invoices are collected. See also chapter 4 on technology.

Step 2: Verify / dispute invoices in the netting cycle
When invoices between two parties do not (automatically) match they should be investigated and disputes should be managed.

Step 3: Communicate netting balances to local entities
Once all invoices are reconciled, the netting center will calculate and send a netting statement to each of the local entities containing the balance that they will receive or need to pay.

Step 4: Settlement via cash or intercompany booking
The netting center distributes payments to the local entities that have positive balances. Local entities with negative balances will have to make a payment to the netting center. After the netting cycle is closed, a new round of collecting invoices will start (step 1).

3. Why use multilateral netting?

There are numerous advantages to those corporates that deploy multilateral netting:

  1. Reducing bank and transaction costs as a result of less funding transactions, less FX accounts and trades and savings on FX spreads, volumes and commissions. The pricing of FX deals can improve as the total number of FX transactions is consolidated into larger trades.
  2. Centralizing FX management as the netting center has the complete overview of currency requirements and is better able to hedge FX exposure.
  3. Standardizing the intercompany settlement process, creating both a single transparent approach throughout the company and discipline with regard to intercompany procedures and dispute management. This, in turn, can also minimize operational risks while maximize the operational efficiency.
  4. Improving the posting of intercompany invoices and reconciliation. By automizing this process (see chapter 4 on technology) not only treasury but also the accounting department benefits from netting.

For those international companies treating multilateral netting as part of their treasury roadmap it is possible to further enhance the benefits of netting by linking it with cash management. Integrating the use of a netting center with an in-house bank (IHB) can eliminate the use of physical cash payments by settling the net balances via the IHB.

So, for which companies it is worthwhile to consider multilateral netting? Corporates that have various (decentralized) local entities and various currencies and that have continuous multiple intercompany transactions between the local entities.

4. How can technology help

Technology and systems are key for an efficient and automated netting process. Examples of this are the following:

  1. Data collection
    The netting center relies on external input from its participants in order to reconcile invoices and calculate final settlements. The A/P and A/R invoices should therefore be collected from the ERP system and be sent to the netting center each netting period. Automation of the data collection will help the consistency and reliability of the data input for the netting process
  2. Netting calculation
    For the netting calculation, systems are crucial as the calculation for multiple invoices from multiple parties, in multiple FX can be quite complex.
  3. Dispute management
    Where invoices are sent, disputes can occur. These disputes can originate from administrative issues or be business-oriented. In a complex environment with multiple transactions occurring daily, disputes can often be overlooked. Systems are a helpful tool in providing an internal dispute management system.
  4. Liquidity management and settlement
    Upon the completion of a netting run and all invoices being reconciled, each company will receive a final netting statement, containing their new balance to be paid to or received from the netting centre. When a subsidiary is due to owe money to the netting centre, they will have various settlement possibilities available for use, and systems play an inevitable role to support these settlements. Subsidiaries can settle via bank account wires, take internal loans from the group treasury or book via intercompany accounts. Systems can be used to streamline the settlement process.
  5. Audit trail
    Some systems can provide a fully audit trail on all key variables in the netting process.
  6. Transparency and less manual tasks
    When all stakeholders of the netting process are using one central system where everybody has access to, there is only ‘one source of truth’ that increases transparency and supports consistent involvement of all parties. Systems will also diminish the manual tasks in the process and decrease the vulnerability to errors.

Which system is used for the netting process depends very much on the system landscape of the company. Roughly there are three options:

  1. ERP system
    As the source of the A/R and A/P is the ERP, it makes a lot of sense to use the ERP for the netting process as well. In the following situations the ERP system is not ideal option:
    – when the company has multiple ERP systems
    – when the ERP system lacks netting functionality
    – when treasury has limited access to the ERP for the (internal or physical) settlement of the transactions
  2. Treasury Management System (TMS)
    Many TMS providers can deliver netting functionality that support the full netting cycle. Preferably the netting process is then set up with automatic upload/download interfaces for the input and output data from/to the ERP system(s). It requires that the treasury department takes the lead in the set up and management of the netting process.
  3. Dedicated netting software
    There is variety of other dedicated netting systems available where the netting process can take place. Interfacing with the TMS and the ERP is then even more important. Some companies also use Excel spread sheets for their netting process and that can still be practical solution if there are only limited parties involved, few internal invoices and a small number of currencies.
5. Checklist

To prepare the business case for setting up a netting process that meets the specific requirements of the organization, the checklist of questions below can be used.

Checklist
1. How many currencies are used for internal invoices?
2. What is the number of local entities?
3. What is the total amount of internal invoices per month, what is the monthly value and who are the counterparties of these invoices?
4. What is the background of the internal invoices: trade, interest, royalties, dividend, hedge contracts internal, fees, loan repayments, investments etc.?
5. In what countries are internal invoices send/received?
6. Which exchange control regulations are existing for cross border transfers and what are the fiscal and legal consequences of netting intercompany transactions?
7. How does the system landscape looks like, where is data stored and in which system(s) will the netting process takes place?
8. Where does FX management take place within the organization and how will that be impacted by the set-up of a netting process?
9. To assess the options for settlement of internal invoices:
– How does the current bank (accounts) landscape looks like?
– Is there already an in-house bank (IHB) structure set up?
10. What are the organizational consequences with respect to the treasury department, accounting processes and corporate policies?
11. Are there adequate resources available in the organization at the relevant departments (such as accounting, IT and treasury) to set up the netting process?

Dominic Hoogendijk and Bas Kolenburg are experienced senior treasury consultants working for Enigma Consulting. Enigma Consulting is a trusted advisor in Payments, Risk & Compliance and Treasury with over 20 years of experience. Enigma Consulting serves all Dutch financial institutions, many (international) corporates and charity organizations.