SaaS-oplossingen optimaliseren het managen van bankrekeningen

| 11-4-2017 | Mark van de Griendt | treasuryXL

In 2014 publiceerde expert Mark van de Griendt een artikel over de voordelen (en nadelen) van SEPA en IBAN, die toen werden ingevoerd en Electronic Bank Account Management. Intussen zijn SEPA en IBAN al bekende fenomenen, maar Electronic Bank Account Management is alleen maar complexer geworden, zeker in het tijdperk van Fintech. Reden genoeg om nog een keer terug te kijken op wat Mark toen zei. Intussen zijn processen veranderd  en zijn er nieuwe uitdagingen bijgekomen.  Maar wij denken dat wat hij schrijft nog steeds actueel is…

In 2014…

In het verlengde van de SEPA- en IBAN- invoering kijken veel ondernemingen bewuster naar de processen die samenhangen met het beheer van bankrekeningen en het contact met hun banken. Daarnaast wordt veel gesproken over Electronic Bank Account Management (EBAM).

Of het nu gaat om het digitaal openen of beëindigen van conto’s of om de uitwisseling van informatie, zoals het beheer van tekenbevoegdheden, van EBAM wordt verwacht dat het in het gegevensverkeer tussen banken en klanten niet alleen voor transparantie, efficiëntie en kostenbesparingen zorgt, maar ook voor het voldoen aan governance-eisen.

Om echter van de voordelen van EBAM te profiteren, moeten de meeste ondernemingen eerst hun interne processen optimaliseren, stelt Mark A. van de Griendt, Sales Director bij TIS. “Deze optimalisatie wordt bereikt met een strak ingericht Bank Account Management (BAM), in combinatie met daarop afgestemde software.”

Bij veel bedrijven is het beheer van de bankrekeningen niet optimaal georganiseerd. Het proces verloopt niet transparant en niet efficiënt. Op lokaal niveau worden autonoom rekeningen geopend of beëindigd. “Dit gebeurt vaak zonder dat het hoofdkwartier of de treasury-afdeling het weet. Onduidelijk is dan of de banken aan de eisen voldoen die de onderneming aan de financiële partners stelt,” weet Van de Griendt. “Daarnaast heeft een groot aantal banken dan toegang tot essentiële bedrijfsinformatie, zonder dat centraal geregistreerd is welke partijen dat zijn. In het gunstigste geval worden Excel-tabellen door de treasury-afdeling verzameld om tot een overzicht te komen.”

Ondernemingen moeten hun interne processen, die te maken hebben met het openen en beëindigen van bankrekeningen en met de veranderingen bij tekenbevoegden, analyseren en indien nodig opnieuw inrichten. Met een centraal BAM-platform creëert een onderneming de basis voor eenheid in het datamanagement en een duidelijke taakverdeling bij het verwerken van belangrijke informatie met betrekking tot bankrekeningen.

Op deze manier is op het gebied van transparantie, centralisering, kostenreductie en governance al veel te bereiken, nog zonder dat EBAM uitgerold wordt. Concreet betekent dit: een onderneming structureert zijn bankrekeningprocessen. In het ideale geval door het gebruik van workflowsystemen.

Laat software de workflow ondersteunen

Hoe komt een onderneming tot een geoptimaliseerd proces? Van de Griendt: “Door software, die alle data samenbrengt die voorheen in afzonderlijke Excel sheets werd bijgehouden. De software verzamelt informatie die verder gaat dan de individuele bankrekening; van belang is immers ook de rating van de bank, of aanwijzingen hoe het ERP-systeem met de betreffende instelling moet communiceren.”

Vervolgens moeten alle processen die te maken hebben met het openen of beëindigen van rekeningen en met het doen van transacties in de workflow-software opgenomen worden. Hierbij worden ook de processen vastgelegd waarvoor het vier-ogen principe geldt.

Cloud-oplossingen zijn snel inzetbaar

In tegenstelling tot enige jaren geleden, zijn er nu krachtige en efficiënte Bank Management Oplossingen die de workflow ondersteunen. “Deze oplossingen structureren en automatiseren werkprocessen. Vooral cloud-oplossingen, die op SaaS-basis worden afgenomen, zijn snel inzetbaar zonder langdurige IT-implementaties,” stelt Van de Griendt.

Voor een optimaal proces is een geautomatiseerde inventarisatie van bankrekeningen, de daaraan gekoppelde juridische documenten en de tekenbevoegdheden nodig. Op die manier heeft de treasury-afdeling van het hoofdkantoor altijd een compleet overzicht en voldoet aan alle governance-eisen

Als bovengenoemde maatregelen zijn doorgevoerd heeft een onderneming al een grote stap gezet op de weg naar een efficiënter Bank Account Management. Vervolgens kan de stap naar EBAM gezet worden. In dat geval communiceert de onderneming op basis van XML-bestanden met de bank. In deze digitale communicatie worden ook tekenbevoegdheden en rechten van verschillende verantwoordelijken automatisch meegenomen.

Mark van de Griendt – Cash Management Expert at PowertoPay

[button url=”https://www.treasuryxl.com/community/experts/mark-van-de-griendt/” text=”View expert profile” size=”small” type=”primary” icon=”” external=”1″]

[separator type=”” size=”” icon=””]