Tag Archive for: liquiditeitsplanning

Ontbijtsessie Liquiditeitsplanning op 27 november 2018

| 19-11-2018 | The Perfect Fit | treasuryXL |

Veel organisaties worstelen met het opstellen van een liquiditeitsplanning. Vaak wordt deze gezien als een verplichte exercitie waarbij de uitkomst op de stapel verdwijnt. Waarom investeren veel bedrijven zoveel tijd in omzetverwachtingen en kostenbudgetten en niet in het plannen of die inkomsten daadwerkelijk binnenkomen en of de uitgaven wel gedaan kunnen worden?

Het plannen van de kasstromen op zowel de korte- als de lagere termijn is essentieel binnen organisaties. Hierdoor krijg je inzicht in je cash posities en weet je wanneer en met name waarom cash de organisatie binnenkomt of uitgaat. Bedrijven gaan niet failliet omdat er geen winst wordt gemaakt maar omdat facturen niet meer betaald kunnen worden! Vandaar de uitdrukking “Cash is king en Profit is an opinion”

Door dit inzicht komen ook de inefficiënties in de bedrijfsvoering aan het licht. Wat is de reden dat bepaalde geldstromen nog niet zijn ontvangen? Zijn de debiteurenposities gestegen, zijn de facturen wel goed en tijdig verstuurd en zijn de diensten of de producten die zijn geleverd wel van goede kwaliteit?

De volgende vraag die men vaak stelt is: wie maakt de planning? De controller of moet er een cash manager worden aangetrokken die zich er dagelijks mee bezig gaat houden? In het algemeen kijkt een controller naar opbrengsten en kosten en niet zo zeer naar de kasstromen. De planning kan worden opgesteld op basis van de EBITDA met aanpassing op de mutaties van de werkkapitaal items. Deze methode geeft een globaal beeld van de kasstroom op de langere termijn maar is gebaseerd op budgetten en verwachte standen van werkkapitaal items. Meer inzicht krijg je door de planning op de directe manier op te stellen voor de korte termijn. Je crediteuren, debiteuren, orderboek, geplande investeringsuitgaven etc.

En tot slot is er nog de vraag hoe moet de planning worden opgesteld? Door middel van ons aller vertrouwde Excel?

Op dinsdag 27 november 2018 organiseren wij een ontbijtsessie waarbij onze Associate Olivier Werlingshoff ingaat op bovengenoemde vragen en valkuilen.

Bedoeld voor financial en business controllers, financieel managers, financieel directeuren, CFO’s en elke financiële professional die meer wil weten hoe liquiditeitsplanning te borgen in zijn/haar werkzaamheden en organisatie.

Wil je deze dag beginnen met een stevig ontbijt en inzicht krijgen over het handen en voeten geven aan liquiditeitsplanning? Laat dat dan even weten in een mail naar [email protected]

Vanaf 7:00 uur staat het ontbijt klaar in het BOVAGhuis te Bunnik, om 7:30 start het programma, tot plm. 9:00 uur.

De kosten bedragen € 50 exclusief BTW per persoon. RA’s en RC’s kunnen één gecertificeerd PE-punt bijschrijven. Online inschrijven kan op de website van The Perfect Fit.

Treasury as a service

| 02-10-2018 | ENIGMA Consulting |

Je zou kunnen denken dat alleen grote bedrijven een liquiditeitsplanning nodig hebben. Dit is echter niet waar. Of je nu een start-up bent, een klein groeiend bedrijf of een middelgrote onderneming op zoek naar innovatie, voor financiering en interactie met kredietverstrekkers is een liquiditeitsplanning erg belangrijk. Als je je nog niet eerder met liquiditeitsplanning hebt bezig gehouden, dan is het verstandig om verder te lezen.

Waarom is er een liquiditeitsplan nodig?

Effectieve liquiditeitsplanning is essentieel voor het succesvol managen van een bedrijf. Het biedt een gestructureerd overzicht van de belangrijkste inkomende en uitgaande geldstromen bij het bedrijf, normaal gesproken over een periode van één tot drie jaar. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een liquiditeitsplan dat betrekking heeft op een fiscaal jaar en een liquiditeitsplan dat periodiek wordt aangepast om de laatste ontwikkelingen weer te geven. Een doorlopende planning wordt gebruikt om wijzigingen vast te leggen die bijvoorbeeld kunnen voortvloeien uit verkoop- en kostenvariaties voor de planningsperiode. Jaarlijkse en voortschrijdende plannen worden uiteindelijk vergeleken met werkelijke kasstromen met als doel de verschillen te analyseren en maatregelen te nemen om de liquiditeit te waarborgen.

Wat is het doel van liquiditeitsplanning? Naast het voor de hand liggende antwoord dat het projecties voor de komende maanden en jaren biedt, zijn er andere goede redenen voor liquiditeitsplanning.

  • Basis voor deugdelijke bedrijfsbeslissingen door het management; een van de taken van een directeur is om niet alleen de financiële groei van het bedrijf in de gaten te houden maar ook de solvabiliteit. Een gestructureerd liquiditeitsplan is in dit opzicht een goed uitgangspunt en levert betrouwbare cijfers als basis voor elke strategische beslissing.
  • Bewijs voor geldschieters en aandeelhouders; liquiditeitsplanning speelt ook een belangrijke rol bij het zoeken naar financieringsaanbieders om investeringen te doen, groei te financieren of nieuwe productideeën tot uitvoering te brengen. Een liquiditeitsplan kan de financier (bank or andere kredietverstrekker) aantonen hoe de liquiditeit de komende jaren naar verwachting zal evolueren – bewijsmateriaal dat keer op keer moet worden verstrekt en die voortschrijdende planning kan bieden. Nauwkeurige planning schraagt ​​de reputatie van een bedrijf in de ogen van alle externe partijen – zowel kredietverschaffers als aandeelhouders.

Hoe ingewikkeld is liquiditeitsplanning nou?

Als je zelf op een financiële afdeling werkt en in het verleden te maken hebt gehad met liquiditeitsplanning, bent je waarschijnlijk maar al te bekend met de onderstaande problemen.

Je geeft planningssjablonen aan alle betrokkenen, maar alleen onvolledige informatie – of helemaal niets – wordt geretourneerd. Inzendingen zijn tegenstrijdig of bevatten een verscheidenheid aan eenheden en formaten. Voorgeschreven wisselkoersen worden niet gebruikt, er is geen coördinatie tussen operationeel verbonden eenheden, enzovoort. Als instructies te ingewikkeld zijn of de eisen te zwaar, worden entiteiten vaak overweldigd en gebruiken ze de informatie verkeerd.

Verschillende operationele struikelblokken komen dan snel naar voren. Als instructies niet volledig worden opgevolgd en informatie op verschillende manieren wordt geleverd, is het samenstellen van een plan een moeizame en langdurige exercitie. Gegevens moeten handmatig worden overgedragen, veronderstellingen nauwkeurig onderzocht en indelingen gewijzigd. Een hoge mate van betrokkenheid is vereist als je je aan bepaalde tijdsbestekken wil houden en wil voorkomen dat de gegevens waaraan je werkt worden vervangen door recentere gegevens. Handmatige invoer moet ook door een andere persoon worden gecontroleerd om fouten te voorkomen. Vertragingen worden vaak verwacht en ingebouwd in het schema.

Processen zijn dus ongecontroleerd en inefficiënt en alle partijen verliezen momentum. Het resultaat is vaak een liquiditeitsplan op basis van gegevens die verouderd zijn en dus uiteindelijk onbetrouwbaar.

Hoe kan ik een liquiditeitsplanning eenvoudiger opstellen?

In het tijdperk van digitalisering en globalisering is een voor de hand liggend antwoord op het verbeteren van de efficiëntie en het verbeteren van de onderliggende gegevens het gebruik van software – idealiter een bedrijfsbreed platform waartoe alle relevante werknemers toegang hebben en dat in realtime betrouwbare gegevens levert.

Maar niet alle bedrijven willen dit pad volgen. In plaats daarvan willen vooral kleine en middelgrote ondernemingen een stap verder gaan en herhalende, tijdrovende taken helemaal elimineren.

Ze schrikken terug voor de tijd en moeite die het kost om te investeren in een Treasury implementatie project; ze hebben geen personeel beschikbaar. Ze willen zich gewoon op de business concentreren, zonder een langdurig project te beginnen en nieuwe medewerkers aan te nemen en op te leiden.

Dit zijn allemaal redenen om een ​​deel of de volledige verantwoordelijkheid voor de genoemde problemen over te dragen aan een professionele dienstverlener, bijvoorbeeld door een uitbestedingsoplossing zoals Treasury as a Service (TaaS) van ENIGMA te gebruiken. Vooral als het gaat om liquiditeitsplanning, is er een enorm potentieel om resources te sparen en tegelijkertijd de nauwkeurigheid van gegevens en planningsmogelijkheden te verbeteren.

Kan ik de liquiditeitsplanning outsourcen?

Natuurlijk kunnen wij de liquiditeitsplanning verzorgen. Wij bieden bedrijven een service die liquiditeitsplanning en andere duidelijk omschreven diensten zoals financiële status, betalingen, cash pooling en verrekening op een professionele, veilige en betrouwbare manier verstrekt en ondersteunt. We noemen het Treasury as a Service (TaaS). TaaS biedt een professionele service die het planningsproces bij het bedrijf duidelijk structureert en beheert en daarmee de planningsbetrouwbaarheid binnen het bedrijf verbetert. Transparantie en zichtbaarheid nemen toe, waardoor de reputatie van het bedrijf bij banken wordt versterkt.

Hoe werkt liquiditeitsplanning met TaaS?

ENIGMA zorgt voor alle essentiële vereisten. Wij bieden web based toegang tot een applicatie en wij bieden gecertificeerde hosting- en datacenterprocessen die de nodige beveiliging garanderen. Geen handmatige gegevensverzameling via verschillende communicatiekanalen en de vervelende analyse van gegevens. Verdwenen is ook de onzekerheid over de bron van informatie en de vraag of gegevens wel up-to-date zijn.

ENIGMA biedt een gestandaardiseerd planningsplatform waarop alle bedrijfsonderdelen planningsgegevens kunnen invoeren in overeenstemming met standaard procesinstructies. Het planningsproces is gedocumenteerd door ENIGMA en voldoet daarmee aan essentiële nalevingsvereisten zoals die door het bedrijf zijn opgesteld. Planningssjablonen zijn gestandaardiseerd en gebaseerd op de uitgebreide ervaring van de ENIGMA-consultants. Er worden neutrale categorieën gebruikt die relevant zijn voor elk bedrijf. Planning wordt uitgevoerd op basis van een jaarplan of op maandelijkse basis waarbij wordt uitgesplitst naar valuta. We stellen deadlines voor het hele proces met behulp van onze planningskalender. Nadat de periode voor het invoeren van planningsgegevens is beëindigd en interne coördinatie heeft plaatsgevonden om consistentie te waarborgen, kunnen alle partijen onmiddellijk aan verschillende analyses beginnen. De verschillende plannen kunnen worden vergeleken met de feitelijke situatie of met elkaar en worden onderzocht op verschillen.

Het hoofdkantoor kan geconsolideerde analyses uitvoeren en waardevolle informatie uit de rapporten verkrijgen die nodig is voor financierings- of hedgingbeslissingen. Rolling-planning toont snel veranderingen in de tijd en maakt onmiddellijke interventie mogelijk met gerichte maatregelen. Dit vermindert de blootstelling van het bedrijf aan financiële risico’s.

Wij zorgen voor de handmatige, operationele klussen en het kader; jij houdt je bezig met gegevensinvoer en -analyse. Je hebt een solide basis voor het uitvoeren van verder strategisch werk.

 

 

Frits Touw

Associate at ENIGMA Consulting

 

 

Workshop: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software

| 02-06-2016 | treasuryXL


workshop Financial SystemsOp 26-05-2016 waren treasuryXL en Treasurer Search aanwezig op Financial Systems. Naast dat we een stand op de beursvloer hadden, hebben we ook een invitation only sessie georganiseerd: Treasury Systems – het waarom en hoe (niet) van Treasury & Banking Software. Hiervoor hebben we vier interim managers uitgenodigd die elk hun eigen gekozen topics kwamen pitchen. De deelnemers van de workshop waren vrij om vragen te stellen en aan te vullen waar nodig. Het resultaat was een geslaagde en interactieve sessie waaruit we ook voor treasuryXL inspiratie konden putten.

Op voorhand hebben we een aantal doelen gesteld voor deze sessie:

  • Ontwikkelingen op het snijvlak Treasury & Financial Systems doornemen
  • Voor leken: overview & duiding
  • Voor experts: verdere verdieping en bruggen slaan
  • Voor treasuryXL: inventarisatie informatiebehoefte
  • Voor allen: bepalen met wie je mogelijk volgende stappen wilt zetten

De vier interim managers aan het woord

Hieronder volgt een korte samenvatting van de presentaties van de vier interim managers met (indien aanwezig) reacties uit de zaal.

Erik Teiken

Erik TeikenAccounting in je TMS – zijn er voordelen?
Een TMS heeft vaak accounting modules maar deze worden niet altijd vanaf het begin meegenomen voornamelijk vanwege de kosten en extra tijd en inspanning voor de inrichting ervan. Toch zijn er wel voordelen voor het meenemen van een accounting module in je TMS en na verloop van tijd wordt er vaak toch tot aanschaf overgegaan. Dit heeft volgens Erik te maken met drie punten:

  • Na intensiever gebruik blijkt de accounting module toch nodig door de hoeveelheid deals, wat lastig aan te sluiten is met ERP.
  • Ook de complexiteit van bijvoorbeeld exotische deals heeft vaak invloed. Door een accounting module kun je alle verplichtingen in je TMS ook meenemen.
  • Ook Hedge Accounting volgens IFRS heeft zo zijn voordelen bij het implementeren van een accounting module, het wordt makkelijker te automatiseren. De treasurer wil inzicht in eigen p&l verantwoording, EMIR.

Marktsystemen – toeters en bellen?
Er zitten natuurlijk voordelen aan het aanschaffen van een systeem als Reuters of Bloomberg. Het levert de treasurer actuele marktinformatie op; informatie over valuta´s, interest en nieuws. Op langere termijn kun je zien hoe de yield curve loopt en levert het toegevoegde waarde op; je kunt scenario’s ontwikkelen over exposure in de toekomst en daar kun je je strategie op aanpassen. Er zijn toeters en bellen die waarschuwen. Een nadeel van het aanschaffen van een marktsysteem is het kostenplaatje: zo’n 15-20K per jaar.

Static Data in je TMS – levert het wat op?
Static data lijkt het ondergeschoven kindje te zijn in een TMS, en wordt als droog en saai ervaren. Het gevaar van je static data niet op orde hebben is dat je veel tijd verliest met zoeken van essentiële data. Geen match met ERP is nog wel te overkomen maar wat als betalingen op verkeerde rekeningen terecht komen of niet uitgevoerd kunnen worden?
Het is dus van belang dit op orde te hebben maar ook om functiescheiding toe te passen; iemand voert in en iemand controleert de invoer. In treasury kan elke fout kostbaar zijn voor een bedrijf.

Menno van Suylichem

Menno van SuylichemWelke variabelen bepalen je systeemkeuze?

De doelen van een implementatie zijn kostenreductie, efficiency en risicobeperking. Variabelen die de systeemkeuze bepalen zijn onder meer: cloud versus stand-alone applicatie, functionaliteiten, modulaire opbouw, integratie met bestaande ERP systemen, reporting tools, ondersteuning leverancier, toegankelijkheid en kosten.

Voordat je überhaupt kan overgaan tot implementatie dienen de bestaande static (basis) data goed bereikbaar te zijn en gecontroleerd te worden, eventueel aangevuld met nieuwe informatie. Houdt hierbij zoveel mogelijk rekening met nieuwe (toekomstige) functionaliteiten/gebruik van het systeem.

Wat wil ik als bedrijf, wat heb ik echt nodig aan informatie, nu en in de nabije toekomst. Niet alle applicaties van een systeem zijn (direct) van toepassing. Start met de meest noodzakelijke, d.w.z. de applicaties die de dagelijkse processen en de daaruit voortvloeiende beslissingen/risico’s direct ondersteunen en beperken.

Implementatie outsourcen of zelfstandig?
Bedrijven onderschatten vaak hoeveel tijd het kost om een TMS zelf te implementeren. Reken op 12 tot 18 maanden, waarbij een persoon binnen de organisatie moet worden vrijgemaakt. Deze kennis verdwijnt vervolgens als diegene van functie veranderd of het bedrijf verlaat
Uit de zaal komt de input dat je bij het zelf implementeren alles zelf in de hand hebt, bij outsourcing zit de leverancier er niet zo midden in en weet dus niet exact wat er wel en niet nodig is. Reactie hierop is dat een goede blueprint van belang is en dat je de leverancier duidelijk opdracht kan geven over wat jij wel of niet wilt.

Inrichting systeem moet binnen de bestaande procuratieschema’s passen

Het is belangrijk de toegang tot een TMS goed in te richten. Houd ook in de gaten hoe het voorheen zat; wie mag transacties invoeren, wie mag transacties afsluiten, wie mag deze transacties invoeren en wie mag de hieruit voortvloeiende betalingsopdrachten tekenen? Meerdere mensen geven aan vaker tegen procuratie aan te lopen. Vooral omdat ze in de praktijk nog nooit hebben meegemaakt dat het hiermee mis ging.
Procedurele controle is belangrijk, dit wordt ook door de deelnemers in de zaal bevestigd, altijd alles met gescheiden autorisatie; één persoon voert in en één persoon geeft akkoord. 

Dick Bennink

Dick BenninkSysteem dwingt altijd tot aanpassingen in huidige proces – wees voorzichtig met customizen
Doe aan pakketselectie. De leverancier zegt misschien dat het kan maar tijdens de daadwerkelijke implementatie blijkt toch dat het net niet kan of helemaal niet kan. De mensen die werken bij de leveranciers zijn niet altijd werkzaam in treasury, en sluiten niet altijd goed aan op de praktijk. Systemen zijn niet perfect, probeer een balans te vinden in het veranderen of de kleine aanpassing. Blijf uit de buurt van hele grote veranderingen. Dit brengt hoge kosten met zich mee en maatwerk leidt tot een hoop extra werk.

“Meenemen” en “meekrijgen” van alle (internationale) ondernemingen bij een implementatie
Implementeren blijkt vaak een ‘hoofdkantoor-feestje’ te zijn, je bent afhankelijk van dochterondernemingen. Hoofdzaak is om mensen lager in de organisatie te laten helpen om de implementatie tot een succes te maken. Luister naar de dochterondernemingen om te zorgen dat de workload die jij aan ze oplegt om het systeem te voeden, te doen is. Kijk of er dingen in het systeem zijn die je terug kunt geven, bijvoorbeeld om de werkzaamheden makkelijker of efficiënter te laten verlopen. Zorg voor een duidelijke blueprint om aanpassingen in het lopende proces te minimaliseren. Onafhankelijk van wat je doet, zorg dat je binnen 3 maanden succes kunt vieren.

Olivier Werlingshoff

Olivier WerlingshoffSystemen maar Cash Awareness is de basis!
Cash awareness is belangrijk, er wordt veel gehamerd op TMS, rapportages en analyses. De basis is dat datgene dat ingevoerd wordt voor de liquiditeitsplanning ook zorgt voor een goede planning.

Bij liquiditeitsplanningen is de business leidend en niet de systemen
Collega’s uit de organisatie weten vaak veel beter wanneer bepaalde stromen werkelijk binnen zullen komen en eruit zullen gaan. Hetgeen dat de business aangeeft is bepalend voor de planning.

Toegang tot de TMS voor de Business
Het kan handig zijn om bij input vanuit de business de persoon verantwoordelijk te maken voor hetgeen waar ze input voor hebben gegeven, zo creëer je cash awareness binnen de organisatie omdat mensen zich betrokken voelen, verantwoordelijkheid voelen voor hetgeen ze hebben aangegeven en veranderingen worden sneller doorgegeven. Tot slot is het hiervoor handig om toegang tot de TMS te geven aan collega’s uit de business om de input te kunnen doorgeven en/of de planning te kunnen controleren.

De sessie samengevat

Het was een geslaagde, interactieve workshop die nieuwe inzichten met zich meebracht. Samen met de aanwezigen waren we het er over eens dat er een aantal onderwerpen zijn waarbij nog meer verdieping nodig is:

  1. Static data
  2. Integratie tussen systemen
  3. Blueprint
  4. Procuratie
  5. Cash awareness, (vergeten kindje, koppelen met business)
  6. Surrealistische gesprekken met leveranciers.
  7. Binnenhengelen onderliggende partij, geven en nemen

Over deze onderwerpen zullen in de komende tijd dan ook artikelen verschijnen op treasuryXL. Heb je interesse om een artikel te schrijven over een van deze onderwerpen? Neem dan contact met mij op via [email protected].

Ook namens Treasurer Search willen we alle aanwezigen bedanken voor hun komst en input. We hopen in de toekomst meer van deze interessante sessies te kunnen organiseren.

Stephanie DerkseStephanie Derkse
Community Manager

[email protected]
06-21303744