| 5-5-2017| Jan Doosje |

 

Helmi van Bergen van Juridiqua heeft onlangs een interessant artikel gepubliceerd over autorisaties en procedures rondom autorisaties. Vorig jaar heb ik een artikel voor TreasuryXL geschreven betreffende autorisaties en procedures met betrekking tot cash en treasury management. Ik zie het artikel van Helmi van Bergen in het verlengde hiervan.

“Bureaucratische” regels

Het is mij bekend dat veel bedrijven in het MKB wars zijn van al teveel bureaucratische regels. Echter, als deze “bureaucratische” regels (lees: autorisaties) helder en kernachtig zijn geformuleerd, geformaliseerd en ook gecommuniceerd zijn levert dit ook (of wellicht vooral ook) in het MKB veel rust in de bedrijfsvoering op.

Door een goede implementatie in de (financiële en logistieke) systemen hoeft het werken met autorisaties overigens ook niet te leiden tot een uitbreiding van indirecte kosten het is eerder te verwachten dat er efficiënter gewerkt kan worden (minder discussies en minder onduidelijkheden). Het argument van hogere kosten kan m.i. gemakkelijk weerlegd worden en is dus geen excuus om procedures en autorisaties niet vast te leggen.

Autorisaties

Zowel eigenaren/directie als de medewerkers kunnen veel winnen bij het invoeren van autorisaties en een autorisatietabel. Geen discussies of onzekerheden bij de medewerkers of iets al dan niet mag of voor welk bedrag er (bijvoorbeeld ) een verplichting aangegaan mag worden. Het is uiteraard aan de ondernemer zelf om te bepalen in hoeverre hij zijn staf- of lijnorganisatie het vertrouwen wil geven om zaken zelfstandig op te pakken, uiteraard ook afgezet tegen zijn ‘risk appetite’ en financiële draagkracht.  Voor veel werknemers zal het een verrijking van hun werkzaamheden betekenen, de organisatie spreekt (impliciet) vertrouwen uit en dat werkt veelal enorm motiverend.
Voorwaarde is wel dat er voldoende waarborgen in de procedure zijn opgenomen waaruit blijk dat functionarissen hun bevoegdheden niet te buiten zijn gegaan en dat er, naast beloning, ook “straf” gegeven kan worden als bevoegdheden worden overschreden.

Vanuit oogpunt van certificering helpt het ook als procedures formeel worden vastgelegd en ook blijkt dat er navolging aan wordt gegeven alsmede controle op bestaat. De organisatie heeft meer grip op het proces en heeft meer zekerheid dat doelstellingen op de juiste manier worden behaald.

Ook de accountant zal over het algemeen blij worden van een juist ingevoerde procedure en autorisatietabel. Dit geeft een goed beeld over de mate van professionaliteit van de organisatie.

Conclusie

In aanvulling op het artikel van Helmi van Bergen concludeer ik het volgende:

Het vaststellen van procedures en vastleggen van autorisaties is ook voor het MKB erg belangrijk vanwege de volgende redenen :

• Het schept helderheid in de organisatie over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
• Daar deze helderheid ontstaat er meer grip op de organisatie, de controle neem toe.
• Implementatie gaat niet gepaard met hogere kosten, het is eerder de verwachting dat er efficiënter gewerkt kan worden
• De ondernemer dient zelf te bepalen in welke mate hij het vertrouwen aan de medewerkers wil geven, mede ingegeven door zijn eigen ‘risk appetite’ en financiële draagkracht
• Implementatie ondersteunt het MKB bij het verkrijgen of behouden van (bijv.) ISO-certificaties
• Een accountant zal positief oordelen bij het inzien van een op juiste wijze geïmplementeerd en nageleefd systeem van procedures en autorisaties
• Implementatie kan een enorme boost geven aan de motivatie van medewerkers vanwege het (impliciet) gestelde vertrouwen
• Naast implementatie dient er periodiek gecontroleerd te worden of op een juiste wijze gewerkt wordt
• Bij overtreding van autorisaties of afwijking van procedures dient duidelijk te zijn welke sancties hier vanuit de organisatie aan gesteld worden.

Vraag die nog beantwoord dient te worden in welke mate de vastgestelde autorisaties ook in het Handelsregister vastgelegd dienen te worden.

Ik hoop middels deze blog extra input gegeven te hebben aan het artikel van Helmi van Bergen.

Jan Doosje

Owner of Fimterim Advies & Consultancy

 

 

 

 

Meer artikelen van deze auteur:

Basisprincipes van interne beheersing op het gebied van treasury – Deel I

Basisprincipes van interne beheersing op het gebied van treasury – Deel II