Bank Relation Management

| 12-12-2016 | Maarten Verheul |

hand

 

There is a lot to say about bank relation management. And there are a lot of things in a bank relation that could be better. Send every information to the bank in time and do not wait until the bank asks for the information that is needed. Do not make them nervous.

Simple, do not sent your annual report to the bank, but make an appointment and speak about it. Do not wait for a reminder of the bank if you have something you have to deliver every month like inventory statement or accounts receivable statement, but communicate if you are late and when you expect to do it.

There is a lot to do nowadays. For example the ratios you have to report quarterly – do not come in default with this. Sent the ratios in time and do not wait until the bank asks for the ratios. Do not make them nervous.

Bad communication most of the time is also the cause that a company goes from normal management to special management of the bank. Not only the financial reports are the cause of going to special management of the bank. Three months ago I met a retailer whose business was transferred from normal department to special department of the bank because of bad communication. He waited until the bank asked for the annual report. Be proactive towards the bank, that is good for the relation. My advice: ‘Give your annual report to the bank when it is ready.’ Two weeks ago he told me that his shop was closed by the bank. The shop owner had his annual report ready in January, but waited till the bank asked for it in September –  with all the consequences.

Therefore a daily cash statement and a CF Planning is important. Companies that do not do that, sometimes do not know that they are running out of cash and they sent more payment transactions (in value) to the bank, than the bank can execute. The bank notices that of course. That is bad for your bank relation and before you know you are in the special management department of the bank. So cash management is a part of your bank relation management.

Make a payment statement every week, that indicates what you are going to pay. Make a note when you made a payment promise. The best is to give Accounts Payable a budget every week and let them make the payment statement. This will help you to have a payment batch with a value that is not higher than the value of cash.

A lot of companies pay too much interest on their loans. Good Bank Relation can help you to lower the interest rate. Small companies pay sometimes 300 points above 3 months Euribor rate and bigger companies pay only 60 points above 3 months Euribor rate. That is 2,4% more interest. There are always things to discuss with your bank that can decrease your rate. For example, you did a sale lease back of your real estate and because of that the equity of your company improved a lot. That is certainly a reason to decrease your rate. Another reason can be your annual report and sometimes a long term good relation can be a reason. But most of the time this is how it works with a bank:  when you do not ask you do not get anything.

maartenverheultxlMaarten Verheul – Treasury Consultant

[button url=”https://www.treasuryxl.com/community/experts/maarten-verheul/” text=”View expert profile” size=”small” type=”primary” icon=”” external=”1″]

[separator type=”” size=”” icon=””]

Accountability foreign currency risks

| 19-10-2016 | Maarten Verheul |

cffc

Sometimes in financial statements, I read that the income statement was negatively impacted by exchange losses. This seems unnecessary to me.

At the conclusion of each and every purchase order sales in foreign currency is a currency forward contract entered to avoid foreign exchange risks. Apparently, often to run the risk in the hope of some extra foreign currency earnings. Well, I can be brief about that. Your business is to sell your product or your service. Or, as they also say, “Every man to you.”

So, whose responsibility is it, that foreign currency is covered with a foreign currency forward contract? I say this is the responsibility of the Treasury department. Treasury should report this, at least to the management. If management decides that it is not covered, it will be their responsibility.

I even think that the Treasury department should report every single time. It may be that management decides not to do the act, because the risk is limited, but the next time the risk may be much greater.

The best scenario is when the management wants to exclude all risks with foreign currency and treasury delegates to hedge all transactions, buying and selling foreign currency forward exchange contracts. Then, there never is a doubt about what needs to be done and you won’t lose time consulting with management or directors.

[separator type=”” size=”” icon=””]

maartenverheultxlMaarten Verheul – Treasury Consultant

[button url=”https://www.treasuryxl.com/community/experts/maarten-verheul” text=”View expert profile” size=”” type=”primary” icon=”” external=”1″]

Waarom is er weinig interesse voor Cash Management?

| 06-10-2016 | Maarten Verheul |

cash1Overal waar ik binnen kwam waren er Cash problemen. Door simpelweg het Credit Management wat strakker aan te pakken was er binnen twee weken weer genoeg cash voor de korte termijn. Een aanmaningssessie en een telefoonronde is vaak al voldoende.

Voor de lange termijn zijn er vaak ook wel zaken te bedenken. Nog niet ingestuurde subsidie aanvragen en toch ook nog terug te ontvangen vennootschapsbelasting door middel van Carry Back, Buitenlandse BTW, oninbare BTW, Suppletie aangifte BTW.

Waarom besteden we meer tijd aan de Winst en Verliesrekening dan aan Cash? Kunt U morgen alle vervallen facturen betalen?

“Waarom besteedt slechts 10% van de bedrijven aandacht aan liquiditeitsprognose?” :

  • Het bedrijf onderschat de waarde 53%
  • Er is geen kennis in huis 21%
  • Het management is niet geïnteresseerd 13%
  • Het bedrijf heeft geen bankkrediet 5%
  • Andere reden 8%

Mijn grootste hobby is Cash Management. In het verleden heb ik daar grote successen mee gehad en bedrijven mee gered. Ik heb de salarissen nooit één dag te laat betaald, omdat ik wist hoe de vlag van de Cash er voor stond. Als je weet hoe de vlag er voor staat, dan pas kun je keuzes maken. Als je het niet weet dan is er geen keuze meer. Of u stuurt de betalingen in naar de bank en de bank belt dat ze niet worden uitgevoerd. Dan wordt het pas echt gezellig, want de volgende dag belt de bank weer dat u bij Bijzonder Beheer van de bank komt.

De kern van het probleem is volgens mij dat Cash niet als sexy ervaren wordt. Het lijkt zo banaal en helemaal terug tot de elementen. Men zegt liever:  “Ik ben business controller.”. Toch is de Cash-positie en -planning wel één van de meest elementaire zaken die binnen een onderneming goed geregeld moeten zijn.

[separator type=”” size=”” icon=””]

maartenverheultxlMaarten Verheul – Treasury Consultant

[button url=”https://www.treasuryxl.com/community/experts/maarten-verheul/” text=”View expert profile” size=”” type=”primary” icon=”” external=”1″]

Hoe voorkom je faillissement?

| 28-09-2016 | Maarten Verheul |

bankruptcyEerst moeten we weten hoe je een naderend faillissement herkent. Als ik zelf een aantal signalen moet noemen dan zijn dat: Liquiditeitsproblemen en zodanig, dat meer dan 60 dagen te laat betaald wordt aan crediteuren. Negatief eigen vermogen en veel personeelsverloop.

Hoe verbeter je de liquiditeit en regel je betalingen?

Dagelijks heb je te maken met het grote spel van CASH. Cash binnen halen en plannen, hoe geef ik het uit en wat moet ik al reserveren? Soms moet je je zelfs wel eens bemoeien met de key accounts van debiteuren om op tijd genoeg geld te hebben voor een betaling die niet later kan zoals salaris, BTW, loonheffing en dergelijke.

Voorkom te alle tijde, dat je zo laat betaald, dat kredietverzekerde crediteuren je bedrijf achterstallig melden bij hun kredietverzekering. De kredietverzekering kan limieten van andere klanten verlagen of zelfs intrekken en dan heb je niet bij één, maar bij meerdere crediteuren cq leveranciers problemen.

Dan kan je nog omzetten naar cash buiten debiteuren zoals Sale Lease back. Nieuwe investeringen alleen nog leasen. Als je een eigen pand hebt ,ook al zit er hypotheek op, kan je met sale lease back van het pand wel eens ineens uit de zorgen zijn.

Ook een financiële reorganisatie kan helpen. Schulden omzetten in aandelen. In mooie woorden heet dat conversie in aandelen. Maar ook leningen omzetten in achtergestelde leningen.

Velen denken waarschijnlijk dat dit onderwerp de ‘ver van mijn bed show’ is, maar dan kan je toch wel eens bedrogen uitkomen. Wat kan je zoal tegen komen in een bedrijf? Niet alleen bezig zijn met korte termijn, maar ook met lange termijn. Rekening houden met worst case scenarios zoals 35% daling in omzet. Strategie aanpassen zoals prijswijzigingen. Als controller moet je ook meedenken met en als een ondernemer.

Alle genoemde zaken en natuurlijk ook de Cash Flow komen aan de orde als je tegen een faillissement aan zit. Belangrijk is om de signalen van een faillissement op te pakken. Te veel aanmaningen, te veel deurwaarders en incassobureaus, in bijzonder beheer bij de bank, dat zijn allemaal signalen. Als je er niets mee doet, dan is het te laat.

Ik ken de signalen. Ik heb ooit een faillissement voorkomen, terug uit bijzonder beheer van de bank naar normaal beheer en 5 jaar later bedrijf succesvol verkocht aan Private Equity.
[separator type=”” size=”” icon=””]

maartenverheultxlMaarten Verheul – Treasury Consultant
[button url=”http://www.treasuryxl.com/community/experts/maarten-verheul/” text=”view expert profile” size=”” type=”primary” icon=”” external=”1″]

Budget, een jaarlijks terugkerend fenomeen

| 21-09-2016 | Maarten Verheul |

budgetNa de vakantie is het tijd om de eerste stappen te zetten voor het budget voor het volgend jaar. Toevallig kwam budget ook aan de orde in de discussie over CF Planning. Kosten overschrijdingen in het budget verstoren de CASH. De CF Planning is grotendeels op het budget gebaseerd. Het banksaldo moet aansluiten op de gebudgetteerde balans, want maak niet alleen een budget op W & V niveau, maar ook op Balans niveau. Denk daarbij ook aan uw Investeringsbudget voor de balans, investeringen, desinvesteringen en afschrijvingen.

Pas je niet goed op je budget dan wordt je CASH slechter. Daarom is een strak budget belangrijk met maandelijkse controle van budget en actuals. Met de nodige maatregelen op de vergelijking.

Bij budgetoverschrijdingen heeft dat gevolgen voor de Winst en Verliesrekening, maar vergeet ook niet dat nog belangrijker is, dat de Cash Out scheef gaat lopen. Hoe ga je daar mee om? Dat kan als het budget een flexibel budget is en dus geen zak met geld voor het hele jaar, die je op mag maken. Na het snijden in het budget is het de bedoeling om zodoende alsnog de EBITDA voor het jaar te halen.

Dat de werkelijkheid altijd anders is en dat weet je alleen als je een begroting maakt en real met budget vergelijkt. Weten is meten. Dus binnenkort toch maar weer aan het budget 2017 beginnen!

Nog even waarom het belangrijk is, dit is wat ik schreef voor FP & A( Engelse versie):
“You can’t improve what you don’t measure” – Lord Kelvin” Therefore not only the ratios are necessary, but also monthly statements and analyses and proposals to improve. Also good analyses monthly of budget/ real/ last year, that monthly and cumulative and than again budget/real/last year. With again analyses and proposal to improve. For the analyses go to the details in the GL. Catch the evidence.”

[separator type=”” size=”” icon=””]

maartenverheultxlMaarten Verheul – Treasury Consultant

[button url=”http://www.treasuryxl.com/community/experts/maarten-verheul/” text=”View expert profile” size=”” type=”primary” icon=”” external=”1″]

How to: Opstellen van een Cash Flow overzicht

| 31-08-2016 | Maarten Verheul |

cashflowprognoseCash is king, en met een goede liquiditeitsprognose kunnen financials inzichtelijk maken hoe een bedrijf er nu en in de toekomst voor staat. Dat deze liquiditeitsprognose veel vragen oproept, blijkt uit het feit, dat slecht 10% van de bedrijven zo ’n overzicht maakt. Daarom 10 tips voor financials die zich met de liquiditeitsprognose willen bezighouden.

Een betrouwbare liquiditeitsprognose – ofwel planning van ontvangsten en betalingen – is van groot belang om tijdige maatregelen te nemen als er liquiditeitskrapte dreigt te ontstaan. Maakt men wel of geen gebruik van Excel? Begint men top down of bottom up? Hoe groot is de betrouwbaarheid van zo’n forecast eigenlijk? Volgens mijn poll op LinkedIn besteedt slechts tien procent van de bedrijven aandacht aan een liquiditeitsprognose. Dit komt onder meer omdat bedrijven de waarde ervan onderschatten en omdat er geen kennis in huis is om dit te doen. Hieronder tien tips die de financial kunnen helpen bij het opstellen van een liquiditeitsprognose.

1. Begin op tijd

Als leidraad kan worden aangehouden dat in oktober het eerste concept budget klaar moet zijn. Dan kan tegelijk de eerste concept liquiditeitsprognose gemaakt worden. Realiseer, dat als uit de prognose blijkt dat er extra krediet bij de bank nodig is, dat dit tegenwoordig lang duurt( 2 á 3 maanden).

2. De basis is een goed budget

Voorspellen doe je meestal op basis van oude gegevens en de bestaande budgetten. Als de gegevens waarmee de liquiditeitsprognose wordt gemaakt niet juist zijn, is de gehele forecast verkeerd. Een liquiditeitsprognose start altijd vanuit de jaarrekening; die dient dus te kloppen.

3. Zorg voor aansluiting met de balans van het afgelopen boekjaar.

Naadloze aansluiting met de (eind-)balans van het afgelopen boekjaar is voor de prognose essentieel. Door met historie te werken worden er immers ook bepaalde seizoenspatronen meegenomen.

4. Verhouding met gebudgetteerde balans

De liquiditeit moet aansluiten op de gebudgetteerde balans; de balans oud boekjaar en daar in verwerkt budget P &L. Met andere woorden: het beginsaldo bank is het eindsaldo bank aan het einde van het oude boekjaar, en het eindsaldo bank liquiditeit prognose is het banksaldo geprognotiseerde balans. Dit moet aansluiten; anders is de liquiditeitsprognose onjuist.

5. Houd het simpel

Een forecast blijft een forecast; daarom doe je er goed aan om niet volledig accuraat in de details te zijn en niet teveel aandacht te besteden aan relatief kleine verschillen. Houd de liquiditeitsprognose zo simpel mogelijk. Een kolom ‘Real’ naast de forecast kan helpen om te signaleren of het krediet de komende maanden voldoende is. Zo niet, dan kan er actie worden ondernomen richting de bank. De liquiditeitsprognose staat en valt met een betrouwbare verwachting van de omzet. Als die verwachting niet voldoende betrouwbaar is, is het maken van een uitgewerkte liquiditeitsprognose in feite zonde van de tijd.

6. Maak de prognose zelf

Een liquiditeitsprognose is zo sterk afhankelijk van onder andere de aard van het bedrijf, de wijze van rapporteren en hoe men bepaalde cijfers interpreteert, dat een standaard prognose in feite niet bestaat. Daarom is het aan te bevelen het opstellen van zo’n prognose altijd in huis te doen. Natuurlijk zijn er externe partijen die dit goed kunnen maar kennis van de business en branche is essentieel voor een juiste forecast.

7. Garbage in, garbage out

Het opstellen van een liquiditeitsprognose is een zeer intensief karwei waarbij regelmatig de grootboekrekeningen geraadpleegd dienen te worden. Dat leidt vaak tot nieuwe inzichten en correcties. De kwaliteit van de liquiditeitsbegroting hangt volledig af van de kwaliteit van de maker. Aan de controllers is het vervolgens de taak om zowel begroting, realisatie als forecast goed te verwerken. Dit geldt ook bij Excel: de gemiddelde kennis van de mogelijkheden van dat programma ligt onder de 30%. Fouten zijn snel gemaakt en garbage in? Garbage out.

8. Excel is gevoelig voor fouten.

Een Excelsheet met een liquiditeitsprognose bestaat grofweg uit de volgende drie componenten: Cash In, Cash Out en Banksaldo. De meningen lopen uiteen over het al dan niet inzetten van Excel voor de liquiditeitsprognose. Mocht Excel de voorkeur hebben, let dan goed op de juistheid van gegevens. Die kunnen namelijk door één verkeerd getal of formule compleet verkeerd uitkomen.

9. Wel of geen specifieke software hangt af van de financial

Met software die specifiek voor een liquiditeitsprognose is ontwikkeld kunt u de gehele financiële situatie van een bedrijf in kaart brengen; het wordt dan bijna onmogelijk om posten te vergeten en de liquiditeitsprognose rolt dan bijna als vanzelf uit het programma. Hoewel veel financials zich graag vasthouden aan het werken in Excel kunnen programma’s als Diamond FMS, Ten Solutions, Vision Planner, Liemar, Prophix, Tagetik of Professional Planner helpen om de liquiditeitsbegroting te automatiseren. Bedenk wel; software is een tool, geen doel.

10. Voorspellen kan top down en bottom up

Een liquiditeitsbegroting kan top down vanuit de verlies- en winstprognose opgebouwd worden, met een verfijning door de balansfluctuaties mee te nemen. Bottom up is echter ook een optie. Let bij bottom up op specifieke BTW-aspecten en stromen die net voorbij maandeinde gebeuren; die kunnen een afwijking genereren ten opzichte van de top down benadering. Een combinatie tussen top down en bottom up is ook mogelijk, door eerst de winst / verlies te berekenen en daarna de maandmutaties en eindstanden binnen de balans. Op die manier krijgt u een exact overzicht van de begrote liquiditeit, gedurende het jaar.

[separator type=”” size=”” icon=””]

maartenverheultxlMaarten Verheul – Treasury Consultant
[button url=”http://www.treasuryxl.com/community/experts/maarten-verheul/” text=”View expert profile” size=”” type=”primary” icon=”” external=”1″]